E-post har ersatt snigelpost för många affärs- och personkommunikationer. För att skicka de bästa e-postmeddelandena måste du vara medveten om några regler. E-postetikettpolisen kommer inte att komma efter dig om du inte följer dem, men de är riktlinjer som hjälper dig att undvika misstag som att förolämpa någon när du inte menar och missförstånd som att förolämpas när du inte är avsedd att .
Dessa kärnregler för e-postetikett hjälper oss alla kommunicera bättre via e-post, och det lönar sig att känna till dem.
01 av 25Ta en andra titt innan du skickar ett meddelande
Skriv en gång, titta två gånger och undvik pinsamt e-postmeddelanden som har fel text, gå till fel mottagare eller mottagare. Så:
- Pausa ett ögonblick efter att du fyllt i ett mail.
- Titta på mottagarens namn.
- Läs e-postmeddelandet.
Först då borde du väljaSkicka. En uns av förebyggande är värt ett kilo botemedel.
I Gmail och några andra e-posttjänster kan du aktivera en unsend-funktion som ger dig några sekunder för att ångra eventuella skador även efter att du har skickat ett felaktigt e-postmeddelande. Om det här inte är tillgängligt kan du försöka lämna fältet Till tom eller ange din egen e-postadress så du blir påminnad om att ta ett slutligt utseende innan du skickar.
02 av 25Var inte standard för att svara alla
Om "Svara" är bra, måste "Svara till alla" vara bättre. Är det rätt, men?
Var uppmärksam på mottagarnas inkorgar och skicka inte ditt svar till personer som inte behöver det.
03 av 25Håll e-postmeddelanden korta
Skämma inte mottagarna med för mycket text. Skriv i stället ett kort och enkelt greppmeddelande.
04 av 25Använd citatfunktionen judiciously
Tror du att citera originaltext i dina email-svar är mycket arbete? Det är det inte. Ibland är det viktigt för kontinuitet. Din mottagare kanske inte vet vad du svarar på, men om du citerar delen av avsändarens meddelande i ditt svar är din avsikt tydlig.
I de flesta fall kan du kopiera delen av avsändarens e-post och sedan välja "Klistra in som citat" (eller liknande verb) i ditt svar. Om avsändarens meddelande var länge behöver du vanligtvis inte citera hela saken.
05 av 25Skriv effektiva Email Subject Lines
Gör du dumma fel i dina e-postämnen? Nyckeln till att få dina meddelanden att läsa visar sig inte vara smart. I stället fokusera på att ge budskapets botten eller sammanfatta meddelandet. Var inte ordig och lämna ut onödiga ord. Om du vill att mottagaren ska vidta en åtgärd, säg så på ämnesraden.
06 av 25Rengör e-post innan du vidarebefordrar dem
Vidarebefordran av e-post är ett bra sätt att dela idéer, men se till att den ursprungliga ideen inte går förlorad i förvirring. Det är mycket bra att använda en tung hand i redigering av delar av e-postkedjor som inte gäller för vidarebefordran mottagaren - så länge de raderade delarna inte ändrar ändamålet med meddelandet.
07 av 25När du är tvivel, skicka vanlig text-e-post, inte rik HTML
Inte alla kan få dina formaterade e-postmeddelanden. Vissa kan till och med vara irriterad. För att vara säker snarare än förlåt, så skicka vanliga textmeddelanden när du är osäker. Detta är särskilt viktigt i en affärsinställning, där tiden kan vara begränsad.
08 av 25Vidarebefordra inte Email Hoaxes
Du är förmodligen misstänkt när du ser en alltför förvånande-att-vara-sann e-posthopp i inkorgen. Gör inte misstaget att vidarebefordra via e-post någon historia som du inte har undersökt själv och bekräftat att vara sant.
09 av 25Sprid inte virus
Se till att du inte sprider orm och virus via e-post eller fungera som ett fordon för att sprida spam. Allt detta kan orsakas av skadliga e-postmeddelanden. Lyckligtvis finns det skydd: Använd anti-virusprogramvara, håll den uppdaterad och skanna enskilda filer gratis.
- Top Windows Anti-Virus Software
- Bästa Mac Anti-Virus Programvara
- VirusTotal för att skanna filer och webbadresser online
Förklara varför du vidarebefordrar
Bättre kommunikation ger bättre relationer. För att vidarebefordra e-postmeddelanden och länkar på ett sätt som delar relevant information och främjar band, stavar du ut på e-postens topp, varför tror du att mottagaren hittar den information du delar intressant.
11 av 25Låt folk veta att deras e-post har mottagits
Spanfilter är välkomna tillägg till e-posttjänster, men de är inte perfekta. Ibland kommer de att bli ett viktigt email. Skydda andra med denna snygga oro och låt dem veta att du fick deras email.
12 av 25Fråga innan du skickar stora bilagor
Täpp inte emot epostsystem genom att skicka stora bilagor eller gör det bara med tillstånd.
13 av 25Prata om bara ett ämne per e-post
Gör världen mindre förvirrande. Försök bara prata om ett ämne per meddelande. För ett annat ämne, starta ett nytt e-postmeddelande.
14 av 25Punctuation Matters
Komma, kolon, bindestreck och semikolon - alla finns av en anledning: De gör det lättare att förstå meningen med en mening. Gör inte livet svårare och kanske mindre intressant för mottagarna av dina e-postmeddelanden. Var uppmärksam på skiljetecken.
15 av 25Använd akronymer sparsamt
DYK? Inte alla vet alla akronym, och dessa förkortningar sparar inte så mycket tid ändå. Så använd några om några akronymer, och bara om du är säker känner mottagaren deras mening. Det är oförskämt att få någon att söka på något i din email.
16 av 25Ändra storlek på bilder till praktiska proportioner för e-post
När dina bilder ser bra ut i ditt e-mail ser du bra ut. Håll dina bifogade e-postbilder inte större än skärmen genom att ändra storlek på dem i stil - online och gratis.
17 av 25Att skriva i alla kepsar skriker
Skrik inte i dina e-postmeddelanden om du inte menar det. Text som anges i alla stora bokstäver tolkas som att skrika och det är också svårt att läsa.
18 av 25Var försiktig med Irony i e-post
Nej verkligen! Jag menar det. Ärligt!
Ett medium som erbjuder lite kontext som e-post passar inte bra för ironi och sarkasm, även om du känner mottagaren.
19 av 25Fångsttyper genom att skriva ut dina e-postmeddelanden
För viktiga, formella, karriärmässiga e-postmeddelanden eller kärleksbrev, tryck utkastet innan du klickarSkicka.
På en tryckt kopia och med en penna i handen, kan du ofta hitta skrivfel eller felplacerade kommen, varken du eller din stavningskontrollerade. Det jobb / förhållande du sparar kan vara din egen.
20 av 25Ställ in klockan
Se till att du inte skickar meddelanden från 1981 eller 3078.
21 av 25När i tvivel, avsluta e-post med "tack"
Om du inte vet hur man säger adjö i slutet av ett e-postmeddelande finns det en sak som nästan alltid är lämplig. Tack.
22 av 25Var ska du sätta din signatur
Utan en linje som säger "logga här", hur bestämmer du vart du ska placera din e-post signatur? Placera den precis under slutet av texten.
23 av 25Undrar "Hur man lägger det i skrivandet"? Använd "det"
Har du märkt hur människor som du förstår helt bra när du lyssnar på dem blir kryptiska och verbos när de börjar skriva?
Var inte som dem. Berätta det som det är och säg det på samma sätt som du skulle i ett ansikte mot ansikte konversation. Nu är det inte dags att imponera på dem med din behärskning av det engelska språket. Gå för kort och söt.
24 av 25Komprimera filer
Små är vacker, åtminstone när det gäller bifogade e-postmeddelanden. Så gör filerna mindre innan du skickar dem via e-post.
25 av 25Undvik "mig för" meddelanden
"Jag också" är inte tillräckligt innehåll för att motivera ett mail. Det är irriterande. Vänta tills du har något att lägga till konversationen för att svara.
