Om du är en affärsägare eller chef vet du redan exakt hur viktigt det är att ha rätt databas. Från lager och frakt till anställda och kunder vet du att även en långsam dag medför mycket datainhåll. Den verkliga frågan är vilken typ av databas du behöver? Förhoppningsvis har du inte försökt att behålla denna information i Microsoft Excel. Om du har kan du överväga att börja med en grundläggande databas, till exempel Microsoft Access, så att du enkelt kan överföra data till databasen.
Typen och storleken på den butik du kör gör stor skillnad i vilken typ av databas som är mest förnuftig. Om din butik upprättas regelbundet på bondens marknader har du väldigt olika behov än en tegel och murbruk. Om du säljer mat måste du spåra utgångsdatum som en del av inventeringen. Om din butik är online måste du spåra avgifter, frakt och granskningsinformation. Det finns emellertid ett antal saker som alla butiker har gemensamt, såsom lager och kassaflöde. För att hjälpa dig att bestämma den bästa databasen för dina specifika behov, här är några saker du bör tänka på.
Information att spåra i databasen
Att driva en butik handlar om att spåra många olika aspekter. Inte bara måste du hålla ögonen på inventeringen, du måste se till att du har tillräckligt med sätt att visa varorna (t.ex. lager, hängare, står och fall), leveranser för att visa priset på varorna, räkningarna, försäljningsinformation och kundinformation. Det finns mycket att spåra och databaser gör det lättare att hantera din butik.
Online-butiker kan vara svåra att hantera eftersom det finns så mycket mer du behöver spåra, till exempel frakt. En databas gör det väsentligt lättare att hantera alla dessa olika aspekter utan att hela tiden behöva hänvisa till din kund eller försäljningshistorik. Du kan även exportera information, till exempel rapporter, och ladda upp dem i din databas så att du inte behöver kämpa med problemen med manuell inmatning.
Besluta om man ska köpa eller bygga
Oavsett om du ska köpa eller bygga en databas är den stora frågan, och det beror helt och hållet på storleken på ditt företag och vart du vill ta det. Om du bara är igång och du har tid på dina händer (men en mycket begränsad summa pengar) är det enkelt att bygga din egen databas för att göra det specifikt för dina unika behov. Det här är särskilt sant om du bara börjar en webbutik. Om du startar databasen precis innan du öppnar din online-butiksbutik, kommer du att få ett mycket bättre grepp om din inventering och din startpunkt. Det här är fantastiska data för att få lättillgänglig kommande skattesäsong och det hjälper dig att hålla dig ovanpå din inventering, såväl som klientdata.
Om du har ett större företag, särskilt något som en franchise, köper en databas kommer att fungera bättre för dig. Det hjälper dig genom alla de saker du annars skulle glömma. Odds är, du kommer inte ha tid att skapa och hantera databasen, så det är bäst att ha alla baser täckta. Du kan alltid göra egna ändringar när du går.
Hitta rätt databasprogram
Om du väljer att köpa ett databasprogram, kommer du att behöva spendera mycket tid på att undersöka de olika alternativen. Det finns ett brett utbud av typer av butiker, och databasmarknaden skräddarsy till de unika behoven hos de olika typerna. Om du arbetar med produkter och livsmedel behöver du tydligt något som hjälper dig att spåra förgängliga saker. Om du har en smycken butik, måste du kunna spåra försäkringar på de värdefulla delarna. För affärer som har en närvaro på nätet och en tegel och murbruk behöver du definitivt något som täcker många olika vinklar för dina lager, avgifter, skatter och administrativa aspekter av verksamheten. Om du säljer ut ur ett visst objekt måste du veta tidigt så att du omedelbart kan markera den såld för online-delen av butiken.
Innan du börjar ska du tänka på allt du behöver spåra, och se till att de databaser du överväger, har dessa objekt som ett minimum. Det finns många databaser på marknaden, så du borde kunna få allt du behöver till en mycket rimlig takt.
Skapa din egen databas
Om du planerar att skapa din egen databas måste du bestämma vilket program du vill använda. Microsoft Access tenderar att vara go-to-programmet eftersom det är kraftfullt och relativt billigt. Du kan importera och exportera data från din andra Microsoft-programvara (vilket är otroligt användbart om du har spårat information i Excel). Du kan också ladda dina e-postmeddelanden, försäljningsbreve och annan dokumentation (både från Word och Outlook) till databasen och göra dem till mallar. Åtkomst har den extra fördelen att ha ett stort antal gratis mallar och filer så att du inte behöver starta helt från början. Du kan hämta en gratis mall och sedan göra nödvändiga ändringar så att din databas innehåller allt du behöver.
Betydelsen av underhåll
Oavsett hur du förvärvar din databas måste du behålla det för att databasen ska fortsätta att vara användbar för dig. Om du inte håller på med saker som lager, adresser, ändringar i fakturering eller försäljningstotal slutar databasen bara vara en annan fixtur utan syfte. Tänk på dina uppgifter på samma sätt som du tycker om din bokföring. Om du inte följer med alla transaktioner och förändringar kommer det att leda till problem.Du behöver inte ha en IT-person för att hantera det i början, även om det kan vara mycket användbart. Ju större din butik än blir, desto mer tid kommer du att behöva ägna åt att behålla och hantera dina data.
