Excels Subtotal-funktion fungerar genom att infoga DELSUMMA funktion i en databas eller en lista över relaterade data. Med hjälp av funktionen Subtotal görs det snabbt och enkelt att hitta och extrahera specifik information från ett stort datatabell.
Även om det kallas "Subtotal-funktionen", är du inte begränsad till att hitta summan eller summan för valda rader av data. Utöver det totala kan du också hitta medelvärden för varje kolumn eller datafält i din databas.
Ange data i Excel
Det första steget att använda DELSUMMA funktionen i Excel är att ange dina data i ett arbetsblad. Håll i så fall följande punkter:
- Det är viktigt att ange data korrekt. Fel som orsakats av felaktig datainmatning är källan till många problem relaterade till datahantering.
- Lämna inga tomma rader eller kolumner när du matar in data. Detta inkluderar inte att lämna en tomrad mellan kolumnrubrikerna och den första raden av data.
För att följa denna handledning, ange data som visas i bilden ovan till cellerna A1 till D12. Var noga med att ange varje data värde korrekt för att följa med korrekt.
Sortera Excel-data
Innan subtotaler kan tillämpas måste dina data grupperas i kolumnen med data som du vill extrahera information till. Denna gruppering görs med hjälp av Excels sorteringsfunktion.
I denna handledning vill vi hitta det genomsnittliga antalet beställningar per försäljningsregion så att data måste sorteras efter Område kolumnrubrik.
Sortera data efter försäljningsregion
- Dra välj cellerna A2 till D12 att markera dem.
- Klicka på Datafliken av bandet.
- Klicka på Sortera knappen ligger i mitten av databandet för att öppna dialogrutan Sortera.
- Välja Sortera efter region från rullgardinsmenyn under Kolumn rubrik i dialogrutan.
- Se till att Min lista har rubriker är markerad i det övre högra hörnet av dialogrutan.
- Klick ok.
- Data i celler A3 till D12 bör nu sorteras alfabetiskt i den andra kolumnen Område. Uppgifterna för de tre försäljningsrepresentanterna från östra regionen bör listas först, följt av nord, sedan söder och sedan väst.
Hitta regionmedelvärden
När dina data har sorterats ordentligt kan du fortsätta att hitta den genomsnittliga försäljningen för varje region med hjälp av DELSUMMA fungera. Syntaxen och dess argument, för funktionen, noteras nedan:
= SUBTOTAL (Funktionsnummer, Ref1)
- Function_num: The DELSUMMA funktionen kan utföra ett antal olika funktioner med numeriska data; detta fält anger vilken funktion vi vill utföra. För användningen av MEDEL funktion, kommer vi att använda numret 1.
- REF1: Detta argument anger antalet siffer som ska användas i DELSUMMA funktionens beräkningar.
Använda AVERAGE-funktionen i SUBTOTAL
- Börja med skapa en grupp av celler där de regionala försäljningsuppgifterna kommer att visas. Du kan se hur vi gick om den här uppgiften i cellerna B14 - B17 i exemplet bilden ovan.
- Låt oss börja med att beräkna East Sales data. Klicka på cell C14 att markera den som den cell vi vill sätta in våra resultat inom.
- Inom Formuleringsfliken, Välj Math & Trig alternativ.
- På rullgardinsmenyn väljer du DELSUMMA funktion - det här öppnar Formula Builder.
- Klicka på Function_num linje och ange numret 1.
- Klicka på REF1 rad och markera sedan celler D3 till D5 - Det här är de celler som vi kommer att kombinera för att beräkna genomsnittet eftersom de innehåller totalsummorna för östregionsförsäljningen.
- Klick Gjort och den genomsnittliga försäljningsdata kommer nu att visas i cell C14.
- Upprepa ovanstående steg för North Sales, South Sales och West Sales, välj lämplig REF1 intervall för varje scenario.
