Visste du att du kan lägga till ett lager av skydd för viktiga Microsoft Office-dokument eller -filer? Att göra det kan vara en viktig skyddsåtgärd, särskilt när du delar den filen med specifika läsare eller redaktörer som du samarbetar med.
När du krypterar digitalt innehåll ändrar du språket till gobbledygook som sedan måste avkodas för att kunna läsas.
Du kan göra detta för Microsoft Office-dokument genom att ange ett lösenord. Det betyder att endast de mottagare som vet att lösenordet ska kunna läsa ditt dokument. Du kan också anpassa lösenordsinställningarna så att vissa användare kan redigera dokumentet.
Så här ställer du in ett dokumentlösenord
-
För äldre versioner av Office-program, välj Kontorsknapp Ikon> Förbereda > Kryptera dokument. För nyare versioner, välj Fil > Info > Skydda dokument > Kryptera med Lösenord.
-
Skriv in lösenordet du vill tilldela och klicka på ok.
-
Ange lösenordet igen för verifiering och klicka på ok.
-
Dina dokument bör nu skyddas, men det är alltid men det är alltid en bra idé att dubbelkontrollera. Stäng dokumentet och öppna sedan det igen. Du bör uppmanas att ange ett lösenord innan du arbetar med det här dokumentet. Om du inte ser det här kan du behöva försöka dessa steg igen.
Ytterligare tips och överväganden
- Observera att vissa Microsoft Office-program kan följa ett något annat tillvägagångssätt. I vissa versioner av Microsoft PowerPoint bör du till exempel klicka påMicrosoft Office knapp>Spara som > Verktyg (hitta det här nära botten av Spara som dialogrutan)> Generella val > Fildelning > Ändra lösenord. Därifrån kan du skriva in ditt föredragna lösenord. Eftersom detta tillvägagångssätt är mycket mindre enkelt, föreslår jag att du alltid försöker metoden ovan först för ett givet Microsoft Office-program, men om du inte hittar de lösenordsverktyg du behöver i det programmet kan det här sättet hjälpa till.
- För att ta bort lösenords kryptering, följ samma sekvens som du gjorde för att ställa in ditt lösenord, förutom att du raderar lösenordet genom att klicka i den rutan och backspacing.
- För att ange ett lösenord för dem som kan redigera ett dokument (vilket betyder för alla andra kommer det att vara skrivskyddad), välj Kontor knapp eller Fil > Spara som > Verktyg > Generella val > Lösenord för att ändra: skriv ett nytt lösenord > skriv lösenordet igen > ok > Spara.
- Var alltid försiktig när du anger ett dokumentlösenord. Microsoft kan inte hämta eller låsa upp det lösenordet om du glömmer vad det är. Så om du är någon som glömmer dina online lösenord, bör du noggrant begränsa hur ofta du använder den här funktionen. Överväg att skriva dokumentlösenord ner på ett säkert ställe.
- Om du är intresserad av mer detaljerade uppgifter om Microsofts krypteringsnivåer, kan du hitta det här uttalandet till hjälp, som finns på Microsofts hjälpsida för ämnet: "Du kan skriva upp till 255 tecken. Som standard använder denna funktion AES 128-bitars avancerad kryptering. Kryptering är en standardmetod som används för att göra din fil säkrare."
Med det sagt, snälla vet att detta bara är ett skyddslag. Enligt min mening bör Microsoft Office-dokument aldrig anses vara helt skyddade, även med ett lösenord.
Tredje parter har knäckt Microsofts dokumentkryptering i flera år, ibland med syfte att erbjuda en tjänst för att hjälpa användarna att återställa lösenordet trots att Microsoft inte tillåter dem. Denna bekvämlighet kommer med en bestämd nackdel: det betyder att personer som inte nödvändigtvis försöker hjälpa dig också kan spricka dessa lösenords krypteringar.
Det kan emellertid fortfarande vara en bra idé att ansöka om lösenordsskydd, eftersom insatserna och kostnaderna för att spricka dina dokument kryptering säkert kan avskräcka från sådana olyckliga hackar och stölder. Det är en balans mellan att vidta försiktighetsåtgärder där du kan och förstår den här typen av lösenordsskydd för dokument.
