Kriterier rikta vissa uppgifter i Microsoft Access-databasfrågor. Genom att lägga till kriterier för en fråga kan användaren fokusera på information som har nyckeltext, datum, region eller jokertecken för att täcka ett brett spektrum av data. Kriterier ger en definition för data som dras under en fråga. När en fråga utförs, utesluts alla data som inte innehåller de angivna kriterierna från resultaten. Detta gör det lättare att köra rapporter om kunder i vissa regioner, stater, postnummer eller länder.
Typer av kriterier
Kriterierna gör det lättare att avgöra vilken typ av fråga som ska köras. De inkluderar:
- Numerisk-Queries baserat på ett nummer, såsom ett datum, dollarbelopp eller en riktnummer
- Text-Queries baserade på text, till exempel land, efternamn eller information från ett kommentarfält.
- Null-Queries som letar efter poster som har ett visst fält som är tomma, vilket är användbart för att säkerställa att all relevant information tillhandahålls i en databas, till exempel för att lagra eller behålla kundinformation.
- Wildcard-Detta kan vara någon av de föregående typerna av frågor. Ett jokertecken drar ett bredare utbud av data och används bäst när en användare är osäker på det specifika datumet eller behöver dra en rad data om alla kunder som beställt en viss typ av tjänst.
- Villkorlig-Används för att dra data baserat på flera typer av kriterier. Villkorliga villkor är avancerade, och användarna bör bli vana vid grundläggande kriterier innan de försöker använda villkorade kriterier.
Hur man lägger till kriterier i åtkomst
Innan du börjar med att lägga till kriterier, se till att du förstår hur man skapar frågor och hur man ändrar en fråga. När du förstår dessa grunder går följande genom att lägga till kriterier för en ny fråga.
- Skapa en ny fråga.
- Klicka på Kriterier för raden i designrutan där du vill lägga till kriterierna. För nu, lägg bara till kriterier för ett fält.
- Klick Stiga på när du är klar med att lägga till kriterierna.
- Utför frågan.
Undersök resultaten och se till att frågan returnerade data som förväntat. För enkla frågor kan det inte ens eliminera mycket onödig data, även genom att begränsa data baserat på kriterier. Att bli bekant med att lägga till olika typer av kriterier gör det lättare att förstå hur kriterierna påverkar resultatet.
Kriterier Exempel
Numeriska och textkriterier är förmodligen de vanligaste, så de två exemplen fokuserar på datum och plats kriterier.
För att söka efter alla inköp som gjordes den 1 januari 2015, ange följande information i Query Designer View:
- Fält - Ange datum
- Tabell - Ange inköp
- Kriterier - skriv in 1/1/15
För att söka efter inköp på Hawaii, ange följande information i Query Designer View.
- Fält - Ange land / region
- Tabell - ange klienter
- Kriterier - Ange Hawaii
Så här använder du jokertecken
Vildkort ger användarna möjlighet att söka mer än ett enda datum eller plats. I Microsoft Access är asterisken (*) jokerteckenstecken. För att söka efter alla inköp som gjordes 2014, ange följande.
- Fält - Ange datum
- Tabell - Ange inköp
- Kriterier - skriv in som "* 14"
För att söka efter klienter i stater som börjar med "W" anger du följande.
- Fält - Ange land / region
- Tabell - ange klienter
- Kriterier - skriv in som "W *"
Söker efter Noll- och Nollvärden
Att söka efter alla poster för ett visst fält som är tomt är relativt enkelt och gäller både numeriska och textfrågor.
Om du vill söka efter alla kunder som inte har adressuppgifter anger du följande.
- Fält - Ange Adress
- Tabell - ange klienter
- Kriterier - stiga på ""
Det kan ta ett tag att vänja sig på alla möjligheter, men med lite experiment är det lätt att se hur kriterier kan rikta sig mot specifika data. Att generera rapporter och löpande analyser är betydligt enklare med tillägg av de rätta kriterierna.
Överväganden för att lägga till kriterier för att få tillgång till frågor
För bästa möjliga resultat måste användarna tänka på vad som behöver ingå i datatryckningarna. Till exempel:
- Vilken typ av resultat behövs? Frågor kan köras på numeriska värden, datum, text och nullvärden.
- Vad är det enklaste sättet att dra de mest detaljerade uppgifterna? Användare som bara är intresserade av leveranser gjorda under ett år och vilka deras bästa kunder var på samma gång behöver bara en fråga som drar data och inkluderar kundnamn och dollarbelopp för orderen. Användare som vill dra data på nya kontrakt baserat på de senaste marknadsföringskampanjerna behöver något mer komplext. frågan måste överväga flera olika fält.
- Vad är den minsta mängd data som behövs? Detta bestämmer hur mycket som ska ingå i frågan, vilket begränsar de nödvändiga kriterierna.
- Finns det en befintlig fråga som kan ändras? När du först börjar med Access är svaret nej, men det är bäst att börja titta på befintliga frågor eftersom databasen blir robustare.
- Är det troligt att den här frågan måste dras igen? Detta hjälper till att avgöra om frågan ska sparas och lagras för alla användare som kan behöva det.Även om ett företag bara drar data för 2015 kan jokertecken användas i den sparade versionen så att frågan kan återvinnas.
