Direktmeddelanden kan vara en vanlig kommunikationsmetod för dig, men vissa människor tycker fortfarande att det är skrämmande. Om du är van vid textning eller snabbmeddelanden, vänner och kollegor, kanske du inte inser hur en text kan komma ut ur vänster fält till en ny kontakt. Den typen av överraskning är speciellt en oro i ett affärssammanhang. När du använder texter i näringslivet, behåll kommande sändningsmeddelanden i åtanke och följ några enkla regler om uppförande.
Be tillåtelse att skicka ett textmeddelande
Har personen du vill ha en text överens om att kontaktas på det sättet? Anta inte att alla alltid bär en mobiltelefon för att ta emot textmeddelanden eller är online för att få tillgång till snabbmeddelanden via ett nätverk, Facebook eller andra snabbmeddelanden. Fråga personligen eller i en telefonsamtal hur individer föredrar att kontaktas. Du kan upptäcka att de har en begränsad textplan eller att IM-användning är avskräckt på sina arbetsstationer.
Presentera dig själv när du skickar ett inledande meddelande
Förbered dig själv i ditt meddelande och gör det kortfattat. Medan ditt namn, smeknamn eller telefonnummer kan visa, beroende på vilken meddelandemetod du använder, ser mottagaren texten ur sammanhanget. Starta meddelandet med ett intro och en referensram, till exempel:
- "Jag är Joan Smith från XYZ Consultants. Har du tid att diskutera frågan du frågade mig i telefon förra veckan?"
- "Det är Brad Jones från bokföring, jag har en fråga om din ersättningsansökan. Har du tid att svara nu, eller ska jag ringa dig senare?"
Genom att göra detta undviker du att ditt meddelande verkar vara en slumpmässig och eventuellt felriktad fråga från en person som mottagaren kanske kommer ihåg bara vagt eller inte alls.
Medan många direktmeddelanden har ett arkiv som gör det möjligt för människor att ta reda på vem du är och vad du har pratat om tidigare, är det vanligtvis en bra idé att presentera dig ännu kortare i efterföljande konversationer, särskilt om du har ändrat din smeknamn eller telefonnummer.
Håll det första budskapet kortfattat
Börja med introduktionen och sammanhanget tills personen svarar. Annars kan du skriva och skicka ett detaljerat meddelande som aldrig ses. Det här är en bra övning för alla meddelandestrådar.
Följ uppriktigt om du inte får något svar
Om du skickar ett textmeddelande eller en IM och får inget svar kan det innebära flera saker. Personen kan ignorera dig, men personen som är mer sannolikt övervakar inte telefonen eller datorn för att se ditt meddelande. Efter en lämplig tid, följ upp med ett extra meddelande, men försök också att kontakta personen via e-post eller telefon. Vid behov kan du också stanna vid personens skrivbord.
Dessa protokoll går tillbaka till hur människor föredrar att kontaktas. Medan meddelanden kan vara det enda sättet du vill kommunicera är det inte allas förstahandsval. Om du vill ha produktiva arbetsförhållanden, förstå och respektera att människor har olika preferenser.
