Utför en Microsoft Word Mail Merge från Within Excel

Använda MicrosoftsMail Merge funktion kan du skicka samma dokument med små ändringar till ett stort antal mottagare. Termen sammanfogning kommer från det faktum att ett dokument (t.ex. ett brev) slås samman med ett datakälla dokument, som ett kalkylblad.

Data för denna handledning kan sammanställas med de flesta versioner av Microsoft Excel inklusive 2007, 2010, 2013, 2016 och Office 365.

Microsoft Words sammanslagningsfunktion är kompatibel med Word 2010, 2013, 2016 och Office 365.

Ord Mail Merge funktionen fungerar sömlöst med data från Excel. Medan Word också tillåter dig att skapa en datakälla är alternativ för att använda denna data begränsade. Om du redan har dina data i ett kalkylblad är det inte meningsfullt att skriva in all information i Words datakälla.

Förbereder data för Mail Merge

Teoretiskt kan du använda Excel-kalkylblad i en Word-sammanfogningsfunktion utan någon särskild förberedelse. Du bör dock ta lite tid att förbereda ditt arbetsblad för att optimera processen för sammanfogning av brev.

Organisera kalkylbladsdata

Din Excel-data ska ordnas snyggt in i rader och kolonner. Tänk på varje rad som en enskild post och varje kolumn som ett fält som du ska infoga i ditt dokument. Om du behöver en uppdatering, kolla in en Excel-handledning för datainmatning.

Skapa en rubrikrad

Skapa en rubrikrad för det ark du tänker använda för postfusion. enrubrikrad är en rad som innehåller etiketter som identifierar data i cellerna under den. Excel kan vara fina ibland om att skilja mellan data och etiketter, så gör det klart genom att använda fet text, cellgränser och cellskuggning som är unika för rubrikraden - det här säkerställer att Excel skiljer det från resten av dina data.

Senare när du slår samman data med huvuddokumentet, visas etiketterna som namnen på sammanfogningsfälten, så det finns ingen förvirring om vilken data du lägger in i ditt dokument.

Det är en bra metod att märka kolumnerna i ditt Excel-kalkylblad, eftersom det hjälper till att förhindra användarfel i framtiden.

Lägg alla data på ett enda ark

De data du tänker använda för sammanslagningen måste vara på ett ark; Om det sprids över flera ark, måste du kombinera arken eller utföra flera sammanslagningar. Se också till att arken är tydligt namngivna, eftersom du måste välja det ark du tänker använda utan att visa det.

Associering av en datakälla i en postfusion

För att associera ditt beredda Excel-kalkylblad med ditt Word-dokument:

1. Klicka på utskick flik av band.

2. Välj Starta Mail Merge knappen för att komma åt falla ner.

   Eftersom vi ska skriva våra data till ett brev för detta exempel väljer vi Brev alternativ från falla ner.

3. Välj Välj Mottagare knappen för att komma åt falla ner.

   Vi vill importera våra data från ett sparade Excel-kalkylblad, så välj Använd en befintlig lista … alternativ.

4. Från dialogrutan, hitta och välj din Excel-fil.

   Klick ok att fortsätta.

5. Från Välj tabell dialog ruta, välj arket med ditt bord och klicka på ok knapp.

   Om din Excel har kolumnrubriker, se till att Första raden av data innehåller kolumnrubriker alternativet är markerat.

6. Klickok.

Nu när datakällan har kopplats till huvuddokumentet kan du börja skriva in text eller redigera ditt Word-dokument. Du kan dock inte göra ändringar i din datakälla i Excel. Om du behöver göra ändringar i data måste du stänga dokumentet i Word innan du kan öppna datakällan i Excel.

Infoga fältfält i ditt dokument

1. Klicka påInfoga sammanslagningsfält knappen på verktygsfältet Mail Merge för att öppnaInfoga sammanslagningsfält falla ner.

2. Markera namnet på fältet du vill infoga från listan och klicka påFöra in.

Visning av sammanslagning av dokument

När du lägger in fusionsfält i ett dokument, överför Word inte över formateringen av data från datakällan. Om du vill använda formatering som kursiv, fet eller understruken måste du göra det i Word.

Om du tittar på dokumentet med fält väljer du dubbla pilar på båda sidor av fältet som du vill använda formateringen på. Om du tittar på de sammanslagna data i dokumentet markerar du texten du vill ändra.

Eventuella ändringar i formateringen genomförs genom alla de sammanslagna dokumenten, inte bara den enskilda.

Förhandsgranska de sammanslagna dokumenten

För att förhandsgranska de sammanslagna dokumenten klickar du påVisa sammanslagna data knappen på verktygsfältet Sammanslagning. Den här knappen fungerar som en växelströmbrytare, så om du vill gå tillbaka till visning av bara fälten och inte de data som de innehåller klickar du på den igen.

Navigera genom de sammanslagna dokumenten med hjälp av navigeringsknappar på Mail Merge band. De är, från vänster till höger:Första inspelningen, Föregående post, Gå till inspelning, Nästa post, och Senaste posten.

Innan du sammanfogar dokumenten, förhandsgranska dem alla eller så många som möjligt för att verifiera att allt fusionerade korrekt. Var särskilt uppmärksam på skiljetecken och avstånd runt de sammanslagna data.

Slutför dokumentet Sammanfogning

När du är redo att slå samman dokumenten har du två val.

• Sammanfoga skrivaren: Den första är att slå ihop dem till skrivaren.Om du väljer det här alternativet skickas dokumenten till skrivaren utan några ändringar. Du kan slå ihop skrivaren genom att klicka påSammanfoga till skrivare bandknapp.
• Slå samman i ett nytt dokument: Om du behöver personifiera några eller alla dokument (även om du skulle vara klokt att lägga till ett anteckningsfält i datakällan för personliga anteckningar) eller göra några andra ändringar innan du skriver ut, kan du slå dem till ett nytt dokument. När du slår samman till ett nytt dokument förblir huvuddokumentet och datakällan intakt, men du har en andra fil som innehåller de sammanslagna dokumenten. För att göra detta klickar du påSammanfoga till nytt dokument verktygsfältknappen.

Vilken metod du väljer, presenteras du med en dialogruta där du kan berätta för Word att slå samman alla poster, aktuell post eller en rad poster. Klicka på alternativknappen bredvid ditt val och klicka sedan påok.

Om du vill slå samman en räckvidd sätter du in startnumret och det slutliga numret för de poster du vill inkludera i sammanslagningen innan du klickarok.

Om du valde att skriva ut dokumenten, efter att dialogrutan dyker upp, presenteras du med Skriva ut dialog ruta. Du kan interagera med det på samma sätt som du skulle för något annat dokument.