Det finns många bra skäl att digitalisera pappersdokument kan vara en stor hjälp när det gäller att organisera ditt hemkontor (eller, för den delen, ditt hem). Först och främst kan du bli av med mycket extra papper som är hopfällda i lådor och filer eller tar upp värdefullt skrivbordsutrymme.
Digitala filer (även PDF-filer) kan konverteras till sökbara filer med hjälp av programvara för optisk karaktärsigenkänning (OCR) som vanligen levereras med skrivaren (HP har en mycket cool video som förklarar hur OCR fungerar och hur det kan bidra till att förenkla uppgiften att förenklar ditt liv).
Det betyder att inte bara din information inte tar upp något rum, det är också mycket lättare att hitta än det skulle vara på papper. Och du kan spara dina digitala filer om du vill - på CD eller DVD, på en flash-enhet, i en online-lagringsanläggning, eller alla ovanstående. Så du kan vara säker på att när du behöver något, kan du ta hand om det.
När du börjar digitalisera dina hemfiler är det den perfekta tiden att skapa en organiserad uppsättning filer som gör ditt liv enklare. Tänk på de kategorier av pappersarbete du behöver, och skapa en mapp för varje. Kreditkortsintäkter i en mapp; Bilförsäkring pappersarbete i en annan; telefonräkningar, livsmedelsinkvitton, hemreparationsräkningar och så vidare kan alla ges separata mappar. Och i varje mapp skapar du undermappar för varje år (eller månad). Det är mycket lättare att börja med ett organiserat system och sedan helt enkelt lägga till nytt papper till rätt fil medan du går vidare än att fortsätta försöka omorganisera systemet varje gång ett nytt kvitto skannas.
Se till att din skanner eller skrivare kom med OCR-programvara (ABBYY FineReader-mjukvaran verkar komma i paketet med många av de skrivare och scannrar jag testar). Om du inte hittar något, var inte panik. Det finns en bra chans att du redan har en anständig OCR-programvara som redan är installerad på datorn, så länge du använder Windows. Cool OCR-programvara du redan har, kommer att vägleda dig genom processen att lokalisera och använda den programvaran tillsammans med din skanner för att skapa redigerbara dokument.
Det ger givetvis en annan viktig punkt: Du måste ha minst en dokumentskanner om du ska göra detta arbete. Det behöver inte vara dyrt eller fint. Om du inte har en, är det dags att leta efter en; börja med dessa recensioner av fotoskannrar och dokumentskannrar för några bästa köp. Om du inte vill ha en separat skanner, kommer en billig allt-i-ett-skrivare att göra jobbet perfekt bra.
Så här är den svåra delen. Att få systemet inrättat är inte för knepigt; även skanna dina pappersarbete kommer inte vara för hård. Vad som är svårt är att du automatiskt gör det varje gång du får nya kvitton eller pappersarbete. Annars börjar papperna stapla upp igen, och du kommer att känna som om du har slösat bort din tid. Så håll dig med det!
