Om du svarar på ett e-postmeddelande bör det vara klart vad du svarar på. Därför är texten i det ursprungliga meddelandet oftast citerat i ett svar. Så mycket är tydligt, men det bästa sättet att citera text i ett e-postmeddelande är inte.
Det finns en mycket förnuftig kvasi-standard för att göra rätt sak. Det gör att du citerar lika mycket som behövs på ett sätt som låter mottagaren av ditt svar se exakt vad du reagerar på. Om alla e-postklienter (eller e-postanvändare) överensstämmer, ser meddelandena alltid rent och snyggt ut, och de är lätta att läsa.
Att citera på det föreslagna sättet är det rätta att göra, men det är också lite arbete att trimma den citerade texten och få den att se bra ut. Är det verkligen nödvändigt för ett snabbt och kort svar? Och om du försöker citera genom att använda korrekt indragning i ett e-postprogram som Outlook, kommer du antingen att sitta en timme över ett svar eller misslyckas illa (eller, troligtvis, båda).
Lättets sätt: Enkelt, ändå rätt och snyggt
Lyckligtvis finns det alltid mer än ett sätt att göra någonting. Typiskt är dessa alternativ inte alla perfekta, men det kan enkelt vara mer än ett ordentligt tillvägagångssätt. Nu är här den mer avslappnade men ändå helt läsbar och acceptabel och kompatibel - och korrekt - sätt att svara på ett mail.
Att formatera ett e-postsvar korrekt medan du är lat:
- Starta ditt meddelande högst uppe i svaret.
- Ta med det ursprungliga meddelandet du svarar på nedan.
- Se till att din signatur ligger över den citerade texten.
- Gör inga ändringar i det citerade materialet.
- Du kan självklart klippa överlängd och (bör ofta ta bort) inline-bilagor. Byt ut dem med "…".
- Upprepa, i så få ord som möjligt, frågor du svarar på.
- Istället för enbart "Ja", försök "Du frågade om vi vill ha äpplen. Ja, det gör vi." eller "Vi vill ha äpplen, ja.".
- Se till att den citerade texten inte är indryckt, inte heller med '>' tecken eller noteringsfält.
- Om du svarar på svaret på ett svar kan du ta bort gamla, nu onödiga meddelanden från botten.
I e-postklienter och tjänster som Gmail, som automatiskt arkiverar och diskuterar trådlöst, fungerar den här typen av svar särskilt bra. Eftersom all den citerade texten är på ett ställe kan den döljas enkelt och utan att störa sammanhängningen av meddelandet medan meddelandekontexten upprättas genom de ursprungliga e-postmeddelandena.
Ställ in ditt e-postprogram för lat, korrekt svar
För att vara lat senare måste du först göra några installationsarbeten. De flesta e-postprogram och tjänster kan konfigureras för lat men korrekt svara enkelt, men:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail
