Excel har inte datahanteringsfunktionerna i relationsdatabasprogram som SQL Server och Microsoft Access. Vad det kan göra är dock att fungera som en enkel databas som fyller krav på datahantering.
I Excel organiseras data i tabeller med rader och kolumner i ett kalkylblad. De senaste versionerna av programmet har en tabellfunktion som gör det enkelt att skriva in, redigera och manipulera data.
Databasvillkor: Tabell, poster och fält
En databas är en samling relaterad information lagrad i en eller flera datafiler på ett organiserat sätt. Normalt organiseras informationen eller data i tabeller. Informationen i en tabell är organiserad på ett sådant sätt att det enkelt kan uppdateras, sorteras, korrigeras och filtreras.
En enkel databas, till exempel Excel, innehåller all information om ett ämne i ett enda bord. Relationsdatabaser består däremot av ett antal tabeller med varje tabell som innehåller information om olika men relaterade ämnen.
Uppgifter
I databasterminologi, aspela in innehåller all information eller data om ett specifikt objekt som har lagts in i databasen. I Excel organiseras poster normalt i kalkylblads rader med varje cell i raden som innehåller ett objekt med information eller värde.
Fields
Varje enskild information i en databas, såsom ett telefonnummer eller gatunummer, kallas afält. I Excel fungerar de enskilda cellerna i ett kalkylblad som fält, eftersom varje cell kan innehålla en enda information om ett objekt.
Fältnamn
Det är viktigt att data läggs in på ett organiserat sätt i en databas så att den kan sorteras eller filtreras för att hitta specifik information. För att säkerställa att data anges i samma ordning för varje post läggs rubrikerna till varje kolumn i en tabell. Kolumnrubriker kallas fältnamn.
Exempel databas
I bilden ovan lagras all information som samlas in för en student i en enskild rad eller i posten i tabellen. Varje elev, oavsett hur mycket eller hur lite information som samlas, har en separat rad i tabellen.
Varje cell i rad är ett fält som innehåller en del av den informationen. Fältnamnen i rubrikraden hjälper till att säkerställa att uppgifterna hålls organiserade genom att hålla all data om ett visst ämne, till exempel namn eller ålder, i samma kolumn för alla studenter.
Excels datahanteringsverktyg
Dessutom har Microsoft inkluderat ett antal datainställningar för att göra det enklare att arbeta med de stora mängderna data som lagras i Excel-tabeller och för att hålla det i gott skick.
Använda en blankett för poster
Ett av de verktyg som gör det enkelt att arbeta med enskilda poster är dataskärmen. En blankett kan användas för att hitta, redigera, skriva in eller ta bort poster i tabeller som innehåller upp till 32 fält eller kolumner.
Standardformuläret innehåller en lista med fältnamn i den ordning de är ordnade i tabellen, för att säkerställa att poster skrivs in korrekt. Bredvid varje fältnamn finns en textruta för inmatning eller redigering av de enskilda fälten av data.
Medan det är möjligt att skapa egna formulär är det mycket lättare att skapa och använda standardformuläret och det är ofta det som behövs.
Ta bort duplicerade dataregister
Ett vanligt problem med alla databaser är datafel. Förutom enkla stavfel eller saknade datafält kan dubbla dataposter vara ett stort problem eftersom datatabellen växer i storlek.
En annan av Excels datainställningar kan användas för att ta bort dessa dubbla poster - antingen exakta eller partiella duplikat.
Sortera data i Excel
Sortering innebär att omorganisera data enligt en specifik egenskap, till exempel sortera ett bord alfabetiskt med efternamn eller kronologisk från äldsta till yngsta.
Excels sorteringsalternativ inkluderar sortering efter ett eller flera fält, anpassad sortering, till exempel efter datum eller tid, och sortering efter rader som gör det möjligt att omordna fälten i en tabell.
