Att motivera IT-investeringar är en kritisk färdighet för alla som arbetar inom teknik. Medan många IT-investeringsbeslut fattas av ledningen i IT-organisationen kommer ofta förslaget till ny utrustning eller tjänster från IT-personal. Det är viktigt att förstå terminologin och grundläggande tekniker för att göra ett ärende att investera i en ny utrustning. Det är en sak att fråga om att ersätta din helpdesk-programvara. Du kommer sannolikt att höra, "vi kommer att undersöka det." Alternativt, om du säger något som "ersätter vår helpdesk-programvara, kommer du spara 35 000 dollar per år och betalar för sig själv om 3 år," kommer du att få ett mycket mer positivt svar från din IT-hantering.
Denna artikel ger dig grundläggande färdigheter som behövs för att analysera och skapa en värdering för en föreslagen IT-investering. Du måste förstå grunderna innan du tar en djup dyka i dessa finansiella tekniker.
Grundläggande IT Investment Analysis Terminology
Kapitalutgifter (CAPEX): Kapital är en term som används för att skilja ett köp som har en nyttjandeperiod på mer än ett år. Till exempel, när ett företag köper en bärbar dator för en anställd, förväntas den bärbara datorn vara i 3 eller 4 år. Revisorer kräver att denna typ av IT-investering ska kostnadsföras under den perioden i stället för att kostnadsföras under det år det köptes. Ett företag har vanligtvis policyer om utrustningens livslängd samt en minsta dollarbelopp för en kapitalkostnad. Till exempel skulle ett tangentbord som kostar $ 50 inte betraktas som kapital.
Avskrivning: Avskrivningar är den metod som används för att sprida bekostnaden av en kapitalinvestering över köpets livslängd. Antag exempelvis att redovisningsprincipen för kapital använder linjära avskrivningar. Det innebär bara att avskrivningarna blir samma i varje år. Låt oss säga att du köper en ny server till $ 3000 med ett förväntat livslängd på 3 år. Avskrivningar på den IT-investeringen kommer att vara $ 1000 per år i 3 år. Det är avskrivningar.
Pengaflöde: Kassaflöde är kontantrörelsen in och ut ur verksamheten. Du måste förstå skillnaden mellan kontanter och kontanter. Vanligtvis används kontanter vid beräkning av värdet på IT-investeringar. Avskrivningar är en icke-kassakostnad, vilket innebär att den underliggande tillgången redan har betalats men du spenderar utgiften över tillgångens livslängd. Det ursprungliga köpet av IT-investeringen skulle betraktas som kontantutflödet vid ekonomisk analys.
Rabatt: Detta är en takt som används i analys för att redogöra för det faktum att en dollar idag är värd mer än en dollar om 5 eller 10 år. Att använda en diskonteringsränta i IT-investeringsanalys är en metod för att ange framtida dollar när det gäller dagens dollar. Diskonteringsräntan är föremål för många läroböcker. Om du behöver en mycket exakt diskonteringsränta för ditt företag, kontakta din bokföringsavdelning. Annars kommer vi att använda något som 10% som representerar inflation och den ränta som ett företag kan tjäna på pengar som inte investeras i din IT-utrustning. Det är typ av en möjlighetskostnad.
IT-investeringsanalysstekniker
Det finns många sätt att hjälpa till att utvärdera IT-investeringar (kapital). Det beror verkligen på vilken typ av investering du gör och löptiden hos IT-organisationen vid utvärdering av kapitalköp. Organisationens storlek kan också spela en roll. Men kom ihåg att det här är något som inte tar mycket tid och även om du arbetar för en liten till medelstora organisation, kommer denna insats att uppskattas.
I den här artikeln kommer vi att titta på 2 enkla IT-investeringstekniker. Jag skulle vilja uppmuntra dig att använda båda som tillsammans berättar de för en mer fullständig bild av värdet av den föreslagna IT-investeringen.
- Netto nuvärde
- Återbetalningsperiod
Netto nuvärde (NPV)
Netto nuvärde är en finansiell teknik som riktar upp en serie av kassaflöden över tiden och rabatterna till den aktuella perioden. Netto nuvärde tar hänsyn till tidvärdet av pengar. Det är typiskt att titta på kassaflöden och kassaflöden över en period av 3-5 år och rabatt på nettoinflödet, minus nettoutflödet i ett enda värde. Om numret är positivt, skulle projektet ge mervärde till organisationen och om NPV är negativ skulle det sänka organisationsvärdet. Den verkliga effekten av NPV-analys är när man jämför alternativa IT-investeringar. NPV ger ett relativvärde av IT-investeringsscenarier och den som har den högsta NPV tas vanligtvis över de andra alternativen.
Den svåra delen av beräkningen av nuvärde är det faktiska tal som ska användas i analysen. På utflödessidan av ekvationen kan du använda den totala kostnaden för investeringen tillsammans med underhållskostnader och implementeringskostnader. Inflödessidan kan vara svårare att uppnå. Om IT-investeringen genererar inkrementella intäkter, är det ganska rakt framåt och du kan använda dessa siffror i din analys. När inflödena (eller förmånerna) är på den mjuka sidan, vilket betyder att de är mer subjektiva, till exempel besparingar i tid, är det mycket svårare att uppskatta.
Det bästa du kan göra är att dokumentera antaganden och gå med din tarm. Låt oss ta ett exempel där du gör en IT-investering i ett mjukvarupaket för helpdesk. Fördelen med en sådan investering är tid som sparas av IT-personal och möjligen ökad tillfredsställelse från användargemenskapen.Om du byter ut ett befintligt mjukvarupaket för helpdesk, kan du också spara pengar i underhåll från det här systemet. Du måste bryta ner inflöden och utflöden för att kunna göra en NPV-analys för ditt IT-investeringsförslag.
inflöden: De inflöden eller förmåner som följer av en IT-investering kan vara subjektiva och mindre exakta. Ofta är fördelen med en IT-investering besparingar i tid, kundnöjdhet eller andra "mjuka" nummer. Här är några exempel på inflöden.
- Sparade underhållskostnader från pensionerad programvara
- Tid sparad av IT-personal på grund av ökad effektivitet
- Ökad omsättning
utflöden: Utflöden är vanligtvis lättare att uppskatta, men vissa kan också vara subjektiva. Här är några exempel på utflöden.
- Kostnaden för programvaran (licensavgifter etc.)
- Underhåll
- Externa genomförandekostnader
Denna större bild visar en enkel IT-investeringsanalys med hjälp av NPV-analys (Net Present Value). Excel gör denna typ av analys väldigt enkel. Det har också en funktion att beräkna NPV. Som du kan se från bilden har jag lagt ut inflöden och utflöden efter år och beräknat sedan NPV baserat på diskonteringsräntan på 10%.
- NPV-analys: IT-investeringar Skärmdump (stor bild)
Återbetalningsperiod
Resultatet av återbetalningsperiodens analys visar hur lång tid IT-investeringen tar för att återvinna investeringskostnaden. Det brukar anges i år men det beror på analysens tidshorisont. Återbetalningsperiod kan vara en enkel beräkning men endast med mycket enkla uppsättningar antaganden. Här är formeln för att beräkna återbetalningsperioden på en IT-investering. I allmänhet desto kortare är återbetalningsperioden, desto mindre riskabelt är IT-investeringen.
Kostnad för IT-investering / Årlig kassa genererad från IT-investeringar
Låt oss titta på scenariot där du köper en del av e-handelsprogramvaran för $ 100,000. Antag att denna mjukvara ökar intäkterna med 35 000 dollar varje år. Återbetalningsperioden beräknas vara $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 år. Så skulle denna investering betala sig själv om 2 år och 10 månader.
Det finns en signifikant nackdel med att beräkna återbetalningsperioden med en så enkel uppsättning antaganden. Det är mycket osannolikt att intäkterna från IT-investeringen faktiskt kommer jämnt över en längre tid. Det är mycket mer realistiskt att intäktsströmmen är ojämn. I det här fallet måste du titta på den kumulativa årliga ökningen av intäkterna tills den ursprungliga IT-investeringen är "betald för".
Tänk på samma exempel ovanifrån. Låt oss anta att i år 1 är nettoomsättningen i IT-investeringen 17 000 dollar. I år 2, 3, 4 och 5 är det $ 29 000, $ 45 000, $ 51 000 respektive $ 33 000. Medan det här är en genomsnittlig årlig ökning av intäkterna på 35.000 dollar, är återbetalningsperioden annorlunda på grund av de ojämna intäkter som genereras av denna investering. Återbetalningsperioden i exemplet är faktiskt mer än 3 år vilket är längre än den ursprungliga beräkningen med ett genomsnitt. Om man tittar på den kumulativa ökningen av intäkterna kan man se när den ursprungliga investeringen är täckt. I det här exemplet hittar du bara var kostnaden för IT-investeringen ($ 100 000) är täckt. Du kan se att det inträffar mellan år 3 och år 4.
Kumulativ ökning av intäkterna:
- År 1 - $ 17.000
- År 2 - 46 000 USD
- År 3 - 91 000 USD
- År 4 - $ 142,000
- År 5 - $ 175.000
Ta en titt på provet IT-investering Excel-kalkylblad för den detaljerade formeln för beräkning av återbetalningsperioden.
IT-investeringsförslag
Medan beräkningarna är viktiga i en IT-investeringsanalys är det inte allt. Jag rekommenderar starkt att du sammanställer ett förslag istället för att bara skriva ut kalkylbladet eller maila resultatet. Tänk på din CFO som publik när du lägger samman förslaget. I slutändan, om det kanske slutar på sitt skrivbord ändå.
Starta förslaget med en kort sammanfattning av IT-investeringen (kapital) du föreslår följt av en kort sammanfattning i ord av resultaten av din analys (tillsammans med sammanfattande beräkningar). Slutligen bifoga den detaljerade kalkylbladsanalysen och du har ett professionellt förslag som din chef kommer att uppskatta.
Ditt IT-investeringsförslag kan innehålla:
- Sammanfattning: En paragraf eller två som sammanfattar den IT-investering du föreslår.
- Motivering: Ett stycke eller två som sammanfattar resultaten av din analys tillsammans med den teknik du använde (inkludera en sammanfattande tabell)
- Utskrift: En ren utskrift av Excel-kalkylbladet visar den detaljerade analysen
Exempel på Excel-kalkylblad
Urvalet Excel-kalkylblad har 3 ark inklusive:
- Sammanfattning
- Beräkning av nuvarande värde (NPV)
- Återbetalningsberäkning
- IT Investment Analysis - Excel 97-2003 Version
