Ljudkonferenssamtal har många fördelar för företags- och sociala möten, men de kommer med sin egen uppsättning gemensamma problem. Underlåtenhet att ta itu med dem kan betyda skillnaden mellan ett professionellt, effektivt och effektivt möte och en knappt förstådd fattig mans konferenssamtal som inte uppnår sina mål. Här är sju vanliga problem och hur man fixar dem.
1. Bakgrundsstörning
Det här är något ljud som kommer från en deltagare förutom deras röst, som stolar rattling, background chatter, maskinljud, pappersrörande etc. Du får dessa ljud mestadels med deltagare som använder VoIP (voice over internet protocol) eftersom den traditionella telefonen handenheten har dedikerade och kortdistansmikrofoner, medan VoIP fungerar med en enhetsburen mikrofon som är mer förnuftig. Ett exempel är mikrofonuppsättningssystemet i bärbara datorer. Vissa människor deltar i konferenser som använder sina enheter handsfree.
Det enda sättet att åtgärda denna situation är att göra deltagarna medvetna om störningarna som de orsakar, vilket bäst görs genom kommunikation före konferenssamtalet. Till exempel, som arrangör, kanske du vill sända ett email på konferenssamtaletikett före sessionen.
2. Echo
Echo kan vara en del av bakgrundsbrus, men det är mer tekniskt än det. Någon som deltar i konferenssamtalet kan ha problem med sin telefon - det kan till exempel saknas ekoavbrott. (Läs mer om hur man slutar producera eko.)
Någon med eko är normalt ombedd att hänga upp. Så igen är proaktiv medvetenhet om tekniska problem med telefoner och annan utrustning som används i ett konferenssamtal viktigt.
3. Brist på närvarohantering
I ett ljudkonferenssamtal använder du bara en av dina sinnen: din hörsel. Du kommer inte se personer du pratar med eller lyssnar på. Om du inte håller koll på varje inmatning och avslutar ditt konferenssamtal kanske du inte känner till närvaro i din publik en gång till konferensen.
Detta problem kvarstår utan en definitiv lösning hittills. Det första verktyget som erbjuder någon form av närvarohantering är UberConference, som låter dig se vem som pratar, vem är här, vem som inte är och så vidare. Ett antal sådana verktyg har skurit upp på senare tid, några med intressanta visuella gränssnitt som representerar deltagare med ikoner. Det bästa sättet att hantera deltagarnas närvaro kan fortfarande vara enkel etikett: Be varje person att meddela sina komingar och gåvor som en fråga om artighet.
4. Musik på håll
Folk brukar bruka sina telefoners gränssnitt för deras individuella användning, men aldrig för konferenssamtal. Medan det kan vara trevligt för någon som har blivit stoppad för att höra musik, kommer det att vara en olägenhet i ett konferenssamtal. Vissa deltagare kan hålla konferensen i väntan medan man deltar i något annat samtal eller en uppgift, till exempel, vilket därmed oavsiktligt lägger till rytmisk atmosfär till konferensen. Här är också en preliminär konferens etisk medvetenhet kampanj värt.
5. Brist på ledarskap
I vissa fall, om en grupp inte har en ledare, leder kaos istället. Detta är särskilt troligt i en konferensinställning. En person bör rikta diskussionen så att alla får gott om tid att tala och nödvändig uppmärksamhet, och få saker tillbaka på rätt spår om det skulle förekomma strid eller rättvis konflikt.
6. Material och dokument Mismanagement
Många konferenser hänvisar till dokument, material och verktyg. Felaktig spridning av sådan information får vissa deltagare att vara i mörkret på vissa punkter, vilket orsakar ointresse. Var därför försiktig att sprida relevant information och dokument till alla deltagare innan konferensen börjar.
Ett annat, bättre sätt är att använda samarbetsverktyg på nätet, vilket möjliggör interaktion med sådant material.
7. Dålig samtalskvalitet
Detta händer ofta med VoIP-tjänst, vilket beror på ett antal faktorer som inkluderar bandbredd, codecs, telefoner och andra enheter. Det finns inte mycket du kan göra om du är konferensledare eller arrangör. Den deltagare som lider av dålig röstkvalitet måste ta itu med tekniska problem på deras sida.
