Du har samlat all nödvändig information, packad den i ett noggrant utformat och lättläst e-postmeddelande, lagt till en trevlig hälsning, ett lockande ämne och några stödjande bilagor och skickat det till en grupp människor.
Inget svar är naturligtvis nödvändigt, men ditt frågeformulär vill fortfarande veta - har de alla fått det e-postmeddelande du så flitigt komponerade?
Sändning Läs mottagningsbegäran med din e-postadress
Om du använder ett av de e-postprogram som Microsoft Office Outlook eller Mozilla Thunderbird som stöder läsinkvitton, kan du bifoga en läskvittosförfrågan till din e-postadress. Du väljer alternativet innan du skickar meddelandet. Varje mottagare som mottar meddelandet presenteras med möjlighet att bekräfta mottagandet av e-postmeddelandet.
Mottagningsbegäran garanterar inte att du får ett svar. Inte alla e-posttjänster stöder användningen av läskvitton, och alternativet kan inaktiveras som mottagarens slut på de som gör det. Vissa mottagare kanske inte vill erkänna att de har fått ditt e-postmeddelande eftersom de inte är redo att hantera vad som helst.
Vanligtvis läser kvitton fungerar bäst inom ett företag där alla använder samma e-posttjänst.
Begär bekräftelse
Om du har försökt läsa kvitton i det förflutna med underväldigande resultat eller om du använder en e-posttjänst som inte stöder dem, gör det inte ont för att få bekräftelse. Lägg till en rad i ditt mail, till exempel, "Vår tidsfrist är stram. Vänligen bekräfta mottagandet av det här e-postmeddelandet" eller "Skicka ett kort svar så jag vet att alla fick den här informationen." Du är lika sannolikt att få en bekräftelse som med användandet av läste kvitton.
Vid den andra änden: Låt avsändare veta att du fick deras mail
Antag att du är på mottagaränden av ett e-postmeddelande. Om det innehåller en begäran om läskvitto och din tjänst är kompatibel eller om avsändaren begärde att du svarar i e-postmeddelandet, fortsätt och bekräfta mottagandet av e-postmeddelandet.
När det gäller resten av det e-postmeddelande du får, behöver du inte bekräfta kvittot för varje e-post, men om en är viktig eller affärsrelaterad är ett enkelt svar betungande. Ibland är e-postmeddelanden förlorade eller faller byte för att övervaka spamfilter. Skicka en snabb anmälan, eventuellt i form av ett informellt tack, för att bekräfta mottagandet av e-postmeddelandet även om inget svar är nödvändigt annars.
Även om du planerar att svara senare kommer ett mail som bekräftar kvittot och låter avsändaren veta när du kommer tillbaka till det, välkommen av de flesta avsändare.
