Att skicka ett e-postmeddelande är den enklaste och minst påträngande metoden för att göra förfrågningar inom team. Men det är just för att e-postmeddelandet är så enkelt att det kan vara ett fullständigt slöseri med tid. Att avföra ett vagt e-postmeddelande som inte tydligt säger mottagarna vad de ska göra eller varför ditt fråga är viktigt kommer bara att skapa mer arbete för alla.
De mest effektiva e-postmeddelandena behandlar ämnesraden som ett anrops-ID och använder ord som kommer till punkten omedelbart.
Här är några dos och don'ts för ordval som kommer att få ditt meddelande tydligt över och hindrar dig från att irritera (eller förvirra) dina medarbetare:
1. När det finns uppgifter att slutföra
Skriv inte: etc.
Skriv: The, This eller or
Dina lärare i grammatikskolan hade rätt - var specifik! Även om ditt e-postmeddelande följer ett samtal eller möte som nyligen kommer kommer det troligtvis att lagras som något att göra senare. När din mottagare är redo att läsa den, kommer det inte vara till hjälp att se "Uppföljning av personalmöte etc.". I stället vara tydlig med vad du behöver och skriva: "Lös alla frågorna från personalmötet" eller "Rapporten som diskuteras i personalmötet." Tänk på ditt ämne som att förskriva en uppgiftslista så att det är enkelt för den rutan att kontrolleras.
2. När du delar en annan e-post
Skriv inte: “FWD:”
Skriv: Hjälp
Den här får mig alltid att tänka på 90-talet, när det var vanligt att se e-postmeddelanden som gick något så här: "Fwd: fwd: fwd: fw: Skicka detta till 10 personer och detta blir din lyckadag!" Om du inte riktigt skickar kedjebrev på jobbet (på allvar, gör det inte), du delar förmodligen bara något som någon annan skrev att du vill att din medarbetare ska läsa eller göra något åt. I så fall, gör henne en tjänst och skriv "Kan du hjälpa mig att dechiffrera detta?" Eller "Ser ut som om klienten behöver hjälp." Visst, du har kanske planerat att skriva det meddelandet i e-postens kropp, men ämnet är en mycket bättre plats om du vill att den ska märkas snabbt.
3. När du försöker vara personlig
Skriv inte: Hej
Skriv: du
Att skicka ett "hej" i en e-postraden är samma sak som att skicka "vi måste prata" med en vän eller någon du är på träff med. Gör det inte! Du kommer att göra mottagaren misstänksam över vad som kommer härnäst, och du kan hamna en stund på ett svar eftersom det kanske aldrig öppnas. Eftersom du faktiskt kan behöva chatta om något personligt eller privat, prova "När har du tid för en 15-minuters chatt?" Denna strategi tar kanten av och sätter kraften i mottagarens händer att välja en tid som fungerar för honom .
4. När du behöver det nu
Skriv inte: brådskande
Skriv: idag
När tiden är kort och trycket är högt är ”brådskande” ett ord som bara kan ge panik. Och panik är det sista som en person som ansvarar för en uppgift bör göra. Om du har tillräckligt med tid att känna igen behovet och skicka ett e-postmeddelande har du också tid att meddela i förväg att "Detta måste vara din första prioritet idag." Om det verkligen är brådskande, ring ett telefonsamtal eller besöka personligen istället.
5. Och ytterligare en fras i bonus
Sist men inte minst är en fras som vi alla säger för att avsluta våra e-postmeddelanden men som sällan kan använda för att direkt adressera våra medarbetare: "Tack." Ett kort, enkelt uppskattningsmeddelande kommer att göra långt i att stärka banden mellan er och dina teammedlemmar. Det säger att du känner igen deras ansträngningar och värderar deras roller. Och det slår säkert ett förtroendefall.
