Slack, HipChat, Yammer, Lync, Pie, Bitrix24 - ett av dessa ord har troligen mycket betydelse för dig. När allt kommer omkring är det hur du kommunicerar med alla dina medarbetare varje dag. (De andra kan ha att du skrapar i huvudet och undrar hur en mening kan ha så många skrivfel.)
För många företag nuförtiden är chattrum vattnet svalare. Så, precis som du måste vara respektfull och försiktig med vad du säger högt på ditt kontor, måste du veta dos och don'ts för att använda dessa verktyg på lämpligt sätt. (Detta är inte 1997, och du borde inte fråga någon "A / S / L?") Även om du använder det varje dag kan du fortfarande göra några grundläggande etikettfel.
Följ dessa fem regler och du bör vara bra att gå.
1. Använd det (endast) när du behöver svar, snabbt
Om du behöver ett svar snabbt eller har nyheter som ditt team behöver veta nu är det första platsen du bör vända dig till. Människor har vanligtvis aviseringar så att de ser nya chattar när de kommer in och kan svara på tidskänsliga förfrågningar snabbt. Men om det du vill kommunicera är en FYI, vänder du till e-post om en fråga som kommer att kräva lite tanke, mer av en långsiktig idé eller ett projekt eller egentligen allt du vill hänvisa till i framtiden. Du får ett mer tankeväckande svar - och undvik att irritera dina medarbetare.
2. Var vänlig
Nu vet du att dessa rum inte är avsedda för långa och djupgående samtal. Det betyder emellertid inte att du kan glömma dina sätt att vara kort. Kom ihåg "snälla" och "tack." Observera också att det här är sådana sällsynta former av arbetskommunikation där uttryckssymboler är OK, och ett grundläggande smiley-ansikte som svar på ett "Du är välkommen" kan göra underverk. Som kan starta ett samtal med "Hur går din dag?" Innan du hoppar in i "Är rapporten redo?"
3. Svara snabbt
En av de största fördelarna med chatt över e-post är att det tar bara några sekunder att skicka ett meddelande. Men det betyder att det ofta förväntas att du också ska svara snabbt. Så när du blir frågad något i chatten, svara så snart du kan. I de flesta fall antar kollegor att de kommer att höra omedelbart. Om du arbetar med något viktigt, i ett möte eller till och med går till lunch, ta dig en stund för att ändra din status så att folk vet att du inte är tillgänglig.
4. Ställ in varningar
Med det sagt kan chatten lätt glömmas bara genom att köra i ett bakgrundsfönster på din dator hela dagen. Se till att du inte missar någonting genom att justera dina inställningar så att du hör ett ljud eller ser en pop-up när ett meddelande kommer in. (Kom bara ihåg att om du inte regelbundet använder hörlurar bör du stänga av det ljudet .)
Utöver detta bör du kontrollera dina inställningar för att se om du kan få samtal skickade till dig när du är offline. Oftare än inte kommer någon att skicka e-post till dig om han eller hon inte hör tillbaka. Men det är inte en dålig idé att hålla sig i slingan och skumma över vad du missade - särskilt i gruppchatter där konversationen ofta rör sig fram och tillbaka mellan ljuddämpare och allvarliga ämnen.
5. Håll dig uppdaterad
På det anteckningen, eftersom det är lätt att avfyra en rad kommentarer i chatten, kan du enkelt bli distraherad och hitta dig själv diskutera dina helgplaner istället för att prata om morgondagens projektöversikt. Håll konversationen produktiv genom att hålla dig till ämnet för händelsen.
Om du (och ditt team) kämpar med det, sätt upp ett separat "break room" eller "off-topic" chattrum för sidosamtal. Det finns ingen skam att ha ett rum som endast är reserverat för valpvideor. När allt kommer omkring kan ett gott skratt lysa upp allas dag. Och det finns inget som att titta på alla läsa samma chatt och skratta ut skrattande samtidigt. Bara inte bli för bortförd eller gå alla NSFW. Trots allt är detta arbete.
Chatten blir snabbt standarden för teamkommunikation idag. Så ha dessa regler i åtanke när du arbetar. Det kommer inte bara att göra ditt jobb enklare, det kommer också att göra din kommunikation mycket effektivare. Dessutom, om du verkligen förbinder dig till det, kommer ditt GIF-spel att vara så mycket starkare.
