Jag är ingen matematiker, men jag skulle uppskatta att jag får mellan 100 och fyra miljarder e-postmeddelanden per dag. Och så mycket som jag vill svara på varenda en, det är helt enkelt inte möjligt. Inte om jag vill göra andra saker med mitt liv, som att gå igenom min att-göra-lista och skapa ögonkontakt med medmänniskor.
Så hur bestämmer jag vem som får svar och vem går vilse i min inkorg för alltid? Tja, jag tar på mig min Guds dräkt, stänger ögonen och ser vad som händer.
Tullar, det produktivitetshacket visade sig vara en total byst. Istället arbetar jag med mina meddelanden med de bästa avsikterna. Tyngdpunkt på bästa avsikter eftersom föremål glider genom sprickorna. Och om de gör det är det vanligtvis av följande skäl:
1. Du tänkte inte på min tillgänglighet
Jag ser detta dyka upp och tänker ”Visst!” Men jag öppnar bilagan och ser att den är 65 sidor. Och det är ungefär 64 sidor mer än jag kan läsa i de tio lediga minuterna jag har idag.
I en idealvärld skulle jag rensa mitt schema, utveckla färdigheten för att fördubbla min läshastighet och ge dig min mest lysande feedback. Men det är mycket mer troligt att jag antar att jag kan "hitta tid" vid någon tidpunkt, då inte kan göra det och sedan inte komma ihåg att du har fått din anteckning förrän ditt möte är över.
Så snart du vet att du kommer att vilja någons "tankar", skicka detta: Jag skulle gärna få din feedback på min 65-sidars presentation före nästa fredag. Jag vet att det är mycket att läsa, så låt mig veta när det skulle vara en bra tid för mig att skicka över det.
2. Du frågade ingenting alls
Du sa att din presentation för nästa vecka är här. Och det är verkligen här, bifogat detta meddelande som lovat.
Men jag är inte riktigt säker på vad du behöver från mig nu. Vill du ha allmän feedback? Bekräftelse på att jag såg det? Kanske en blinkande ansiktsemoji?
Varje e-postmeddelande bör inkludera ett nästa steg (även om det är "inget svar behövs"). Du vill aldrig lämna mottagaren att tänka, "Um, OK, tack?"
Prova med det här för storlek: Här är min presentation för nästa fredag. Jag skulle älska din expertis i att välja rätt SFW-meme. Låt mig veta om du har några idéer!
3. Du gjorde det inte klart varför jag blev inbjuden till CC-partiet
Hej hej, varför är jag här? Även om det alltid är en ära att vara med på det som förmodligen förvandlas till en oändlig e-postkedja som jagar mina drömmar, ser jag detta och är omedelbart förvirrad. Detta är första gången jag hör om detta projekt, och utan något sammanhang kan jag sluta ungefär ingenting om varför jag slingras in.
I stället för att "slinga människor i" och hoppas att de räknar ut det, stav ut vad du vill ha av alla: Jenni: Fungerar tidslinjen nedan för ditt team att skapa SFW-memes? Tom: Kan du dubbelkontrollera om de verkligen är säkra för arbete?
4. Du använde inte ett förfallodatum
Medan jag har alla avsikter att svara på det, kommer jag förmodligen inte. Och det är inte för att du bad om att låna en katt med absolut inget sammanhang. Men snarare för att innan jag ens kan tänka på att svara måste jag komma tillbaka till alla som tappade in i min inkorg med en tydlig tidsfrist. Så den här kommer att fortsätta att slås ner på min lista tills jag glömmer vad "skicka Dave-kattdetaljer" till och med betyder.
Gör dig själv en tjänst och släng in den tid eller datum du behöver svar från. Det är lika enkelt som Kan du låta mig få veta det på torsdag eftermiddag om du har en katt som jag kan låna till min presentation på fredagen?
5. Du använde inte tillräckligt med ord jag känner
Jag kommer inte att svara på detta eftersom jag inte kan svara på det.
Dels för att jag inte ens skulle veta var jag ska börja i mitt svar och delvis för att jag inte är säker på om jag gör det kommer att leda till ett virus från vilken robot som hackat din inkorg.
Ge din e-post en snabb gång och se till att varje ord har minst en vokal. OK, bra, du är upptagen - se till att de flesta ord gör det.
Med det mycket sällsynta undantaget är dina medarbetare inte tankeläsare. De är inte heller perfekta. De är bara människor som du som försöker hålla sig uppe i inkorgen, medan de gör sitt jobb, medan de diskuterar vad de ska äta till middag eftersom lunchen var för en timme sedan och de är redan hungriga igen (åh, bara jag?).
Även om jag inte kan garantera att om du tar alla mina rekommendationer kommer du att få 100% svarsfrekvens, men det ger dig en mycket bättre bild. Och om du kan få det genom att skriva in några extra ord, varför inte ta det?
Har jag lämnat något ute? Berätta på Twitter!
