Det är ingen hemlighet att nästan alla yrkesverksamma är på jakt efter att hitta de bästa produktivitetshackarna där ute. Oavsett om det är tips för att snabbare besvara e-postmeddelanden eller lösningar för att använda ditt schema mer effektivt, har människor alla typer av idéer för hur man kan förkorta den tid det tar att göra nästan allt.
Men trots alla råd där ute, har du någonsin provat några av dessa magiska produktivitetshackar och upptäckt att de inte hjälpte dig i det minsta? Om så är fallet, här är en hård sanning: Du kanske har gjort dem fel.
Är du inte säker på vad du kan förbättra? Här är fem sätt du kan smutsa upp vanliga produktivitetshackar - och hur du åtgärdar dina misstag.
1. Skapa en för lång att göra-lista
Ord kan inte beskriva hur många gånger folk har sagt till mig att en uppgiftslista bara inte fungerar för dem. När jag frågar vad de specifikt inte gillar med uppgiftshanterare eller listor, är det vanliga svaret något liknande, "Jag känner mig aldrig som om jag får allt på listan gjort."
Om detta händer med dig, lita på mig när jag säger att det finns en enkel lösning.
Prova istället
Även om det finns massor av olika teorier om längden och intensiteten för dagliga och vecko-att-listor ord, är det bättre att ha två eller tre stora uppgifter och ett par mindre uppgifter att göra än en lista med 20 saker du behöver göra vid solnedgången.
Om du är ny på att skapa en to-do-lista, börja små (bara fyra eller fem actionobjekt per dag) och använd ett enkelt verktyg eller app för att skriva ner dina uppgifter (som MacBooks påminnelseapp eller bara en traditionell papperslista). För allt annat gillar jag att hålla en separat flik i min MacBook-påminnelseapp för uppgifter som måste göras vid ett senare datum (lämpligen kallat "Senare att göra"), så att jag bara fokuserar på det som är viktigast på något given dag eller vecka. Jag rekommenderar starkt att du gör något liknande, oavsett om du har en papperslista eller en digital.
2. Komma i ett “Normalt” sömnschema
Experter talar ständigt om vikten av sömn och att lägga sig tidigare, men många människor som testar det faktiskt upplever att de är mer utmattade istället för mer uppdaterade. Hur får du de timmar du behöver medan du fortfarande ser till att det är meningsfullt sömn?
Prova istället
Visst, det gamla ordspråket "tidigt i säng, tidigt att stiga" fungerar för vissa människor, men det känner säkert inte så för alla. Så istället för att överensstämma med de gamla uppfattningarna om vad "normala" sömntimmar är, hitta det bästa systemet som fungerar för dig och ditt schema. Om du till exempel känner att du är mest produktiv under de små timmarna på morgonen, ta en tupplur tidigare på kvällen, vakna upp och ta en ny tupplur någon gång under dagen för att täcka sömnen du inte får .
Är du inte säker på hur du hittar din perfekta sömntid och sömnmängd? Det finns några galna förslag där ute (vissa handlar om att låsa in dig i en avlägsen stuga utan el för att komma på en naturlig cykel), men lite planering och lite matte kan göra susen. Dr. Michael Breus, en sömnlös expert, rekommenderar att gå sängen sju och en halv timme före din vaketid och justera ditt sömnschema med 15 minuter beroende på hur du känner dig.
3. Att bli distraherad när du svarar på e-post
En av de största irritationerna för yrkesverksamma är den ständiga strömmen av e-postprodukter som kommer in, och många har börjat använda tricket att schemalägga tid specifikt för att svara meddelanden istället för att bara svara som de kommer in hela dagen.
Trots att du använder denna taktik kan det fortfarande känns som att du inte blir mycket gjort under din "svara e-post" -plats. Vad ger?
Prova istället
Vad är en av de största produktivitetsdödarna, särskilt när det gäller att svara på e-post? Andra distraktioner. Eftersom det vanligtvis är en tråkig uppgift att arbeta genom din inkorg är det lätt att vilja kolla din telefon eller prata med medarbetare medan du gör det. Men dessa små och till synes oskyldiga distraktioner kostar dig faktiskt att få ditt arbete gjort.
Hitta istället någonstans tyst för att kontrollera din e-post under din tilldelade tid och stäng av dina push-aviseringar och varningar (och till och med din telefon, om möjligt) när du är på det.
4. Att bli för organiserad
Du bestämmer en dag att du behöver ett rörigt arbetsområde, så att du lägger saker i lådor, arkiverar alla papper framför dig och slänger ut halva sakerna som sitter på skrivbordet.
Men du inser sedan ett par dagar senare att du nu inte har någon aning om var det finns och att du kanske faktiskt har kastat ut några viktiga dokument mitt i din städspark.
Prova istället
Om du går från noll till 60 på två sekunder kan du känna dig desorienterad, särskilt i organisationens område. I stället för att helt rengöra hela ditt yrkesliv på några timmar, arbeta i bitar och ta dig tid under flera dagar eller veckor för att ordna dig själv.
Börja till exempel med den jättestapel med diverse dokument som har sittat på skrivbordet sedan du började ditt nuvarande jobb. Ta dig tid att noggrant ta reda på hur du vill lagra alla dessa dokument (arkiveringsskåp? Skrivbordshållare?) Innan du börjar städa och kasta ut saker.
Släng inte heller ut vad du lägger i "kasta" -högan ett par dagar efter att du har rengjort bara för att se till att du har allt du behöver.
5. Hämta för många appar
Det är roligt hur, ibland, ju mer produktivitetsappar du lägger till din telefon eller dator, desto mindre produktiva blir du. Detta är en av de enklaste produktivitetshackarna att göra fel, men det är också otroligt enkelt att fixa.
Prova istället
Behandla dina produktivitetsappar åt dig, väga fördelarna och nackdelarna med den appen och var redo att fokusera på att förbättra din användning av appen över tid.
Låtsas till exempel att du är på marknaden för en bra app som organiserar dokument. Spendera lite tid på att söka efter applikationer som folk rekommenderar (och inte rekommenderar), undersöka de speciella specifikationerna för dessa appar, och när du äntligen laddar ner, schemalägg tid till hur du får ut det mesta av denna app.
Enligt min erfarenhet har investerat mer tid och energi i hur man använder en enda app åt gången lett till att jag inte bara har en armé av applikationer som jag faktiskt gillar och använder fullt ut, utan också vet hur man använder alla funktioner på varje enskild en av mina appar.
Sammantaget är det största misstaget människor gör produktivitetshack att inte vara medvetet när man tänker på hur man använder dem. Det finns ett antagande att eftersom du försöker något nytt kommer det att ha maximal effekt utan att behöva försöka för hårt, och det är sällan fallet.
Kom ihåg att produktivitetshack kan vara hjälp, men de är inte en magisk genie.
