När det gäller jobbcoaching är nästan varje konversation jag har med en klient frågan om kommunikation. Motiven kan variera mycket: Vissa människor vill vara mer självhäftande, andra behöver hjälp med konflikthantering, och andra har svårt att säga sina tankar i grupp.
När jag reflekterar över alla konversationer jag har, inser jag att det mesta av tiden inte talar om komplexa idéer. Det är verkligen grunderna om kommunikation på arbetsplatsen som verkar resa de flesta upp.
Så eftersom vi alla kan använda en bra påminnelse är här de fem bästa sakerna som jag hjälper mina klienter när det gäller kommunikation. Identifiera de du behöver arbeta med och börja flytta dem till din konversationsfärdighet idag.
1. Sluta säga "Men" och börja säga "och"
Fångar du dig någonsin och säger saker som "Jag älskar den idén, men vi måste göra det annorlunda?"
Så fort du säger ordet "men" glömmer den andra personen omedelbart att du älskar idén. Eftersom du ogiltigförklarade det helt med "men" och allt som kom efter det.
Använd istället "och:" "Jag älskar den idén och jag tror att en något annorlunda strategi skulle vara mest effektiv."
Hör skillnaden?
I sin bok Bossypants bryter Tina Fey reglerna för improv. En av dessa regler är att alltid säga "ja och …". Detta visar respekt för vad din partner har att säga (även om du inte håller med), hjälper dig att hålla ett öppet sinne om handlingen och inbjuder dig att bidra till konversationen genom att bygga på den andra personens idé eller lägga till dina egna idéer. Samma sak gäller att kommunicera på jobbet.
2. Håll dig fast vid fakta
Ofta kommer jag att höra någon göra ett uttalande som sannolikt inte är förankrat i själva verket - som "Hon är ute efter att få mig, " "Min chef hatar mig" eller "Jag vet att hon är ledsen att hon anlitade mig."
Jag svarar alltid med några frågor: ”Är det ett faktum? Berättade hon det för dig, eller drar du en slutsats baserad på observationer? ”
Att kommunicera effektivt är tillräckligt svårt; lägg inte till det genom att göra historier som inte är baserade i verkligheten. Bra kommunikatörer förblir rotade i fakta.
Kom ihåg att fakta i alla frågor kan vara helt annorlunda än din uppfattning om det. Kanske hur du ser en situation har att göra med din unika arbetsstil, eller helt enkelt att din chef är helt stressad och tar ut den på dig. Oavsett vad, såvida du inte har fakta, är det bäst att avstå från färgkommentarer och fokusera på att komma till roten till frågan.
3. Undvik "positionsförsvar"
När människor citerar kommunikationsproblem på arbetsplatsen handlar det ofta mindre om kommunikation och mer om att försvara sin position.
Låt oss till exempel säga att två medarbetare, Megan och Jason, diskuterar ett projekt. Megan säger: ”Detta projekt är överväldigande teamet; vi behöver mer hjälp. ”Jason säger, ” Vi kan hantera det. Alla måste bara lägga in några extra timmar. ”
Istället för att ha en meningsfull dialog om vad som definierar var och en av deras iakttagelser, blir Megan frustrerad eftersom Jason "inte hör henne." Och Jason tycker att Megan låter som en trasig skiva, som pågår hur överväldigad hon är.
Det är inte kommunikation. Det är position försvarande.
Stora kommunikatörer ställer däremot frågor och strävar efter att förstå alla sidor av frågan - istället för att ständigt upprepa sin sida av historien.
Till exempel kan Jason säga, "Vilka delar av projektet är överväldigande för dig?" Eller "Berätta mer om vad du ser som flaskhalsar."
Och Megan kanske säger: ”Det låter som om vi har helt olika åsikter om projektet. Jag undrar om ytterligare timmar verkligen kommer att lösa de problem jag ser, eller "Bör vi granska projektets omfattning och se till att de extra timmarna är realistiska för de resurser vi har?"
Ser du hur helt enkelt att utforska andras idéer kan hjälpa dig att stiga över din frustration och få dig till högre mark?
I den ikoniska tomen The 7 Habits of Highly Effective People uttalade Stephen Covey: "Försök först att förstå, sedan att förstås." Vi borde alla vara villiga att förstå den andra så mycket som vi vill att vår egen synvinkel ska förstås. .
4. Använd tystnad så strategiskt som du använder ord
Många samtal blir uproduktiva eftersom deltagarna är för upptagna med att oroa sig för vad de ska säga bredvid för att verkligen lyssna på varandra. För att avhjälpa detta strävar du efter att dra fördel av stunder av tystnad.
Även om du kanske tycker att tystnad är negativ eller obekväm, tjänar den konversation genom att låta lyssnarna tid att bearbeta vad som har sagts och ge högtalarna tid att ordna sina tankar innan de svarar - utan att känna sig rusade.
Så nästa gång du är i en dialog och det förtjänar din fulla uppmärksamhet, hitta en möjlighet att öva tystnad. Spendera några extra ögonblick på att ta upp det som har sagts och tänka medvetet genom ditt svar innan du pratar. Lär dig att värdesätta och utnyttja dessa tystnadsställen istället för att vara rädd för dem - som ett sätt att skapa en bättre dialog.
5. Engagera den andra synvinkeln aktivt
När en amerikansk högskolestudent nyligen återvände från en praktik hos en stor hotellkedja i Storbritannien, frågade jag honom vad den mest utmanande delen var.
Han svarade att han blev förvånad över den enorma mångfalden på arbetsplatsen i Storbritannien. Alla personer tycktes ha kommit från ett annat land och talat med en annan dialekt.
Den största utmaningen, sade han, var att kommunicera med sina medarbetare på ett sätt som de verkligen kunde förstå honom. För att göra det var han tvungen att få en känsla av var de kom ifrån, hur väl de pratade engelska och deras tilldelade jobb. Och vanligtvis var det annorlunda för varje person.
Vilket bra exempel på högpresterande kommunikation!
För att människor verkligen ska höra dig - och att du ska höra dem - måste du förstå att alla bär filter, övertygelser, antaganden, upplevelser och kulturella påverkan som formar deras synvinkel. Den svåraste delen? Du kan inte fysiskt se någon av dessa saker.
Kort sagt, bara för att du säger något, betyder det inte att andra hör dig. Stora kommunikatörer tar sig tid att förstå var andra kommer ifrån, oavsett om det påverkas av kulturella, professionella eller personliga faktorer. När du har förstått dessa skillnader kan du kommunicera på ett sätt som förbättrar din förmåga att bli hörd.
Stora kommunikatörer kan föds - men de är också skapade. Försök använda minst en av dessa strategier den här veckan och se hur du kan öka din kommunikationseffektivitet. Dina kollegor kommer att märka, och du kommer att hitta nytt förtroende och nivå av tillfredsställelse i ditt arbete.
