Jag vet inte om dig, men ibland vaknar jag upp och känner att jag tillbringar min dag för att inte drunkna i inkorgen. Uppenbarligen är detta inte ett problem bara jag står inför; nästan varje professionell jag känner kämpar med att få igenom hans eller hennes meddelanden.
Det finns dock några goda nyheter: Det finns definitivt sätt att göra din inkorg mer hanterbar - och för att hitta några gick jag direkt till experterna. Nedan följer de vanor som fem av de mest trafikerade människorna i världen använder för att erövra sina e-postmeddelanden. Se vilka du kan börja använda för att förbättra din strategi.
1. De svarar snabbt
Eric Schmidt, verkställande ordföranden för Google, har några till synes motsägelsefulla råd: Svara snabbt på e-postmeddelanden i din inkorg. Han förklarar sin grund för att göra det på VentureBeat :
Det finns människor som kan lita på att svara snabbt på e-postmeddelanden och de som inte kan. Sträva efter att vara en av de förra. De flesta av de bästa - och mest trafikerade - människor vi känner agerar snabbt på deras e-postmeddelanden, inte bara för oss eller för vissa utvalda avsändare, utan för alla.
Även om du inte nödvändigtvis behöver svara på varje e-postmeddelande inom tre minuter efter att det visas i din inkorg, ska du notera hur lång tid det verkligen skulle ta dig. Om du tror att ett meddelande bara tar ett svar på 30 sekunder eller två ord, svarar du bara när du läser det. Om det kommer att kräva ett längre svar, skicka ett snabbt e-postmeddelande så att personen får veta att du har sett det och när du kommer att svara. Du kommer omedelbart att få en gata för din respekt och uppmärksamhet.
2. De gör e-post kul
Tidigare Facebook-exec och medieföretagens grundare Randi Zuckerberg har några råd om e-post som gör att du vill bryta ut chips och guacamole: Håll en inbox-clearingfest med några av dina kollegor eller vänner.
Ta fram vinet, spräng en bra spellista, vent på hur du hatar att drunkna i e-post - och fokusera sedan de närmaste timmarna på att rensa så många meddelanden som du kan, samtidigt som du delar roliga meddelanden du hittar eller pro-tips du upptäcker längs vägen.
Att gå igenom din inkorg behöver inte göras tyst på kontoret själv; Det kan faktiskt vara en konstigt kollektiv upplevelse som potentiellt förenar dig och dina kollegor (för vem älskar inte att hata via e-post?).
Åh, och hoppar uppenbarligen alkoholen om du faktiskt planerar att svara på meddelanden och inte bara kasta dem i papperskorgen. Eller ta Jen Dziuras råd och skriv några av dina svårare e-postmeddelanden medan du är lättsam - men spara dem sedan som utkast och läs över dem nästa dag innan du faktiskt trycker på "skicka".
3. De planerar "Ingen e-post" -tid
Ta en sida från spelboken för en av ledarna i den fria världen, Barack Obama: Din personliga tid är helig, så använd inte den för evigt på en strävan att komma till inkorgen noll. Som rapporterats av 99U:
Presidenten har tre ögonblick i sitt schema som utan tvekan är hans: morgonträningen, hans middag med sina döttrar och natten efter att hans familj somnar.
Även om det kan verka lätt att pressa in bara en e-post till under öppetider, gör det till en vana att säga nej. Det kommer alltid att finnas e-postmeddelanden att svara på och personer som hävdar att deras meddelanden är brådskande eller viktiga. Att rita den linjen innebär att du kommer att bli mer produktiv när du faktiskt behöver arbeta.
4. De använder det för att bli organiserade
Även om jag inte nödvändigtvis skulle rekommendera att du använder din inkorg som din att göra-lista, har LearnVest-grundaren Alexa von Tobel ett undantag från denna regel som hon delade med Lifehacker:
Jag brukar också skicka e-postmeddelanden till mig, eftersom jag bor i min inkorg. På söndagskvällar sitter jag ner och gör en lista över allt som behöver hända nästa vecka. Jag skjuter till mig ett e-postmeddelande så att jag lättare kan sova (to-doserna är utanför mitt huvud), och jag kan vara säker på att jag vet att listan väntar på mig i AM.
Genom att göra din to-do-lista när du fortfarande har allt åt dig (istället för på morgonen när du är sömnig eller groggy), frigör du en annan del av din dag för att spendera på faktiska projekt istället för att planera vad du " kommer att göra.
5. De får ett försprång på morgonen
Många upptagna människor, som AOL-vd Tim Armstrong och Virgin Money-vd Jayne-Anne Gadhia, börjar sina dagar att komma igenom sina inkorgar. Gadhia har goda skäl att göra det:
Det första jag gör är att titta på mina e-postmeddelanden och svara på alla utestående. Jag tål inte att ha gjort något!
Uppenbarligen måste du fortfarande spendera tid hela dagen genom att få e-postmeddelanden, men att ha ett försprång kan göra det lättare, samt göra dig medveten om vilka saker du behöver göra så snart du kommer in på kontoret.
Det finns en anledning till att många av dessa super upptagna människor är så framgångsrika, och att ha en liten e-postproduktivitetstips här och där gör aldrig ont!
