Du har förmodligen hört råden att varje enskilt e-postmeddelande ska innehålla en tydlig uppmaning för mottagaren. Det är meningsfullt - om det inte finns något du behöver dem att göra med det e-postmeddelandet, ska du verkligen skicka det?
Att vara uttryckligt vad du behöver kan dock känna sig lite motsatt. Vi vill inte verka som ångvalsar, så vi skickar meddelanden som är så artigt vaga, de blir helt oklara. Mottagaren kommer hela vägen till slutet och tänker, "Uhhh, OK … Vad nu?"
Skyldig som debiterad? Du är inte ensam - det är därför jag har tagit ihop dessa enkla mallar för uppmaning som du kan kopiera, klistra in och använda i dina egna e-postmeddelanden.
Vissa uppmaningar gör och gör inte
Innan vi kommer till mallarna, låt oss täcka några bästa metoder som du bör tänka på när du använder uppmaningar i dina e-postmeddelanden.
Den första du antagligen kunde se kommer: Var inte för allmän. Få specifik information om exakt vad du behöver från den andra personen.
Att skicka ett e-postmeddelande med en bifogad rapport på 80 sidor och en begäran om filt som "Hej, kan du titta på det här?" Kommer bara att överväldiga din mottagare - vilket innebär att du förmodligen inte kommer att få svar.
Fråga istället något om: "Kan du ta en titt på sidorna 18-24 och låta mig veta om du har några förändringar senast på onsdag?" Ger tydlig och användbar vägledning.
Därefter inkluderar du en tidsfrist med din uppmaning. Jag förstår det - det gör att du känner dig påträngande. Men du vet antagligen hur irriterande det är när någon skickar dig något att göra utan att indikera när de behöver det. Eliminera all förvirring direkt utanför fladdermallen genom att göra din tidslinje klar.
Slutligen, glöm inte att säga "tack" direkt efter din uppmaning. Ja, du kan vara okomplicerad och nådig på samma gång, och att göra det kommer också att hjälpa till att lindra dina egna nerver om att vara så övertygad om vad du behöver.
Jag fattar? Bra! Låt oss gå in på de uppmaningar du kan kopiera och klistra in i vanliga e-postscenarier.
Uppmaning till åtgärd nr 1 när du behöver en besvarad fråga
Mallen: Kan du låta mig veta? Jag behöver ett svar för att. Tack!
Exemplet: Kan du meddela mig om klienten har svarat med feedback ännu? Jag behöver ett svar senast på fredagen för att få bort den här affären. Tack!
Uppmaning till åtgärd nr 2 när du behöver feedback på något
Mall: Vänligen förmedla din feedback på via senast. Tack så mycket!
Exemplet: Vänligen förmedla din feedback på bilderna 10-20 i denna presentation med den Google Doc som jag länkade till i det här e-postmeddelandet senast den 30 november. Tack så mycket!
Call to Action # 3 när du behöver bekräfta ett möte
Mallen: Kan vi träffas på för att diskutera? Låt mig veta om det fungerar för dig. Tack!
Exemplet: Kan vi träffas på torsdag klockan 10 för att diskutera webbplatsens omformning? Låt mig veta i morgon om det fungerar för dig. Tack!
Call to Action # 4 när du skickar längs en uppdatering eller resurs
Mallen: Granska innan och kontakta mig direkt med alla frågor. Tack så mycket!
Exemplet: Granska den bifogade rapporten som belyser denna månads trafiknummer före vårt teammöte och känn dig fri att kontakta mig direkt med frågor. Tack så mycket!
Call to Action # 5 när du bara behöver ett svar
Mallen: Svara den här e-postmeddelandet med av. Om jag inte hör från dig då, kommer jag att göra det. Tack!
Exemplet: Vänligen svara på det här e-postmeddelandet med din RSVP till tisdag. Om jag inte hör från dig då, antar jag att du inte deltar i lunchen. Tack!
Jag vet hur konstigt det kan tyckas vara så uttryckligt vad du behöver i din e-post. Men allvarligt, få inte panik.
Kom ihåg att denna klarhetsnivå faktiskt hjälper mottagaren. Du sparar stegen och lägger till arbete med att behöva spåra vad du behöver dem att göra. Och även om det känns alltför försiktigt, lovar jag att de flesta kommer att uppskatta (och kanske till och med lära av!) Det faktum att du är så direkt och transparent.
