Jag skickade mitt första e-postmeddelande när jag gick på gymnasiet. Så naturligtvis har jag mycket erfarenhet av konceptet.
Men även med all den erfarenheten skickar jag inte alltid tydliga meddelanden som får människor att säga: "Jag vet exakt vad Rich vill ha!"
Och problemet börjar vanligtvis med mina ämnesrader. Jag tror att det är säkert att säga att vi alla har sett vår del av dem som har fått oss att rulla ögonen, förvirrat oss eller någon kombination av de två. Och om du är ärlig mot dig själv, slår jag fast att du har gjort några misstag också.
Så låt oss prata om några vanliga ämnesrader som kan verka bra, men med lite extra tanke kan du få bättre, snabbare svar.
1. "Uppföljning av vårt möte"
Hej, du tar initiativet att skicka ut anteckningar efter mötet i en arbetsmail. Vad är fel med det här, eller hur?
Det finns ett par saker här. Till att börja med har mottagaren ingen aning om vad du följer upp om några dagar när han eller hon letar efter det här e-postmeddelandet, vilket innebär att alla de snabba leveransfristerna inte är exakta att hitta.
Hur du fixar detta
Om du skickar påminnelser till människor om saker de behöver göra, kan du prova detta:
Men om du bara återanvänder, prova detta:
2. "Statusuppdatering?"
Detta är ett bra sätt att slå förvirring in i din mottagares hjärtan. Statusuppdatering på vad?
Hur du fixar detta
Den goda nyheten är att den här inte kräver mycket växling. Lägg bara till detta:
3. "Fråga till dig"
Återigen, vad kan detta betyda? Jag vet att du antagligen bara är upptagen och behövs för att få ut det här e-postmeddelandet snabbt, men den här ämnesraden kan få din kollegas sinne att gå i en miljon olika riktningar.
Hur du fixar detta
Återigen, den här behöver bara ett litet tillägg. Kolla in det här och berätta att det inte är tydligare och mindre stress-inducerande:
4. “Nästa steg”
OK, du kanske tror att jag bara plockar på dig nu. Hur många gånger har vi alla skickat e-postmeddelanden "nästa steg"? Om du skulle titta i min inkorg, slår jag på att du skulle hitta minst 50 exempel.
Men återigen skulle du också upptäcka att de flesta av dem inte fick svar på minst några dagar. Låt oss göra en snabb förändring av den här.
Hur du fixar detta
Spoiler alert: Det är inte så förvånande eller så svårt. Men när du behöver svar kommer dessa några extra ord i ämnesraden att gå långt.
5. "Ville checka in med dig"
Checka in med mig? Checka in med mig om vad?
Kanske är jag bara mer orolig än de flesta, men "checka in" e-postmeddelanden lurar mig alltid och får mig att tro att jag har gjort något fel. Om du kan vara empatisk, gör dina lagkamrater en tjänst och finjustera denna ämnesrad lite.
Hur du fixar detta
Ugh, ännu en enkel förbättring, eller hur? Du satsar på ditt sparkonto på att det är enkelt (och effektivt).
Om du är förvånad över hur enkla några av dessa fixar är, är du inte ensam. Personligen har jag gjort några justeringar av mina vanligaste ämnesrader. Anekdotiskt har jag fått tillbaka 1000% snabbare och tydligare svar i gengäld.
Alla som skämtar åt sidan, det finns inget behov av att tänka hela din strategi för dina e-postmeddelanden - men du måste tänka på dessa små förändringar, eftersom de ger stora resultat.
