Har du din egen PR-person? Om du inte är en kändis är svaret antagligen nej. (Och om du är en kändis, hej!) Men det betyder inte att du är på väg att bygga ett starkt rykte - på ditt kontor och i din bransch. Du måste förespråka för dig själv. Ingen annan kommer att driva för dig att få det jobbet, att höja, eller ens det projekt som du är helt kvalificerad att leda.
Nu talar jag inte om att skjuta upp pressmeddelanden till ditt kontorslistor om alla dina senaste prestationer. Jag pratar om PR-grunderna, eller som vi insiders kallar dem, fyra bud från PR-bibeln. Läs dem, memorera dem och börja leva efter dem.
1. Känn din målgrupp
Oavsett om du skriver ett e-postmeddelande, utvecklar ett nytt program eller går igenom en recension måste du förstå vem du pratar med. Detta kallas en publikcentrerad strategi för kommunikation. Enligt grunderna för affärskommunikation "Ett effektivt affärsmeddelande fokuserar på dess publik." Du kanske kanske pratar om dig själv, men du måste kommunicera på ett sätt som är meningsfullt och respektfullt för din publik.
Viktiga frågor att ställa när du lär känna din publik: Vad är min publik största kamp eller hinder? Vad är problemet de mest vill lösa? Vilka är deras drömmar eller ambitioner?
Kämpar för svar? Ett bra sätt att lära känna din publik också är att ta med en lista med frågor och engagera dem. Det är så enkelt som att fråga, "Vad behöver du mest just nu av mig i min nuvarande roll?"
2. Bygg relationer
Förhållanden ansikte mot ansikte framkallar fortfarande alltid de bästa resultaten - för PR-människor och för nästan alla andra yrkesmän. E-post, text, telefonsamtal, konferenssamtal har alla sin plats. Enligt en rapport som har utarbetats av The Harvard Business Review , är möten personligen viktiga. Cheferna citerar dem som en nödvändig investering och säger kommunikation ansikte mot ansikte är "hög inverkan."
Det kan vara lika enkelt att planera dessa sit-downs som att be om ett möte under lunch i stället för ett konferenssamtal. Eller gå till den grafiska designteamet för att förklara din vision istället för att bara skriva den i ett e-postmeddelande. Ju mer du kan göra det klart att du är en levande, andande människa (och inte en e-postadress som bara finns för att göra förfrågningar), desto fler kommer människor att tänka på dig när möjligheter uppstår.
3. Var proaktiv i en kris
De tre reglerna för krisekommunikation är "var snabb", "var hjälpsam" och "var öppen." En kris i din dagliga arbetsdag kan vara något lika vanligt som att skicka ett e-postmeddelande till fel person eller så allvarligt som en stor ekonomisk ekonomi felräkning. Även om du inte alltid kan lösa problemet genom att följa dessa tre regler kan du ofta mildra efterdyningarna.
Att ta itu med felsteget är nästan alltid din bästa metod för att undvika ytterligare nedfall. Ju snabbare du berättar för människor vad som hände, desto snabbare kan de hoppa till handling. Företag rekommenderas att ha en kriskommunikationsplan på plats så att alla är på samma sida när katastrofstrejker. Även om du förhoppningsvis inte skapar några katastrofer helt på egen hand, är det bra att ha din egen plan på plats så att om det värsta händer kan du gå igenom stegen utan att frysa upp. Det är lika enkelt som att veta vem du ska kontakta först för särskilda problem.
Hur kan du vara till hjälp när du just skapade ett problem för andra människor? Gör vad du kan för att lindra skadorna - oavsett om det hjälper till med kundtjänstförfrågningar eller håller dig utanför IT-teamets sätt när de försöker rädda din dator.
Slutligen, vara öppen. Bestäm hur du ska hantera situationen. (Och det måste alltid tas upp - även om du fixar det innan någon märkte det.) Enligt Institutet för PR: s bästa praxis för kriskommunikation gör frasen "ingen kommentar" organisationen - eller du, i det här fallet - ser skyldig, eller åtminstone, som om du har något att gömma.
Så, prata upp och schemalägga en tid med din chef eller team för att prata om vad som händer. Förklara vad som görs för att rätta till situationen och vad som kommer att göras i framtiden för att förhindra det. Svara på alla frågor lugnt. Och leverera uppföljningsinformation vid behov. Kom ihåg att "jag kommer tillbaka till dig om det" är ett genomförbart svar.
4. Följ upp, håll kontakten
En PR-pro kommer att säga att om du inte har följt upp har du inte lagt upp. Uppföljning är en integrerad del av att bygga relationer och få ditt budskap där ute. Även om din uppföljning kommer att vara annorlunda - du försöker inte nödvändigtvis få en artikel placerad eller en talesman intervjuas - kan du fortfarande använda taktiken för att höja din profil.
En viktig aspekt av uppföljningen är konsekvens. Forskning om försäljningsuppföljning sammanställd av LinkedIn indikerar att den genomsnittliga personen gör två försök att nå framtidsutsikter, men 80% av försäljningen sker vid den femte till 12: e kontakten.
Konsekvent uppföljning säkerställer inte bara att ditt meddelande kommer igenom, utan också att du är en person med integritet som förblir tro mot ditt ord. Som Joel Peterson, ordförande för JetBlue, förklarar, desto mindre är ditt "säga-göra-gap" - klyftan mellan vad du säger att du ska göra och vad du faktiskt gör - desto mer förtroende inspirerar du till människorna omkring dig.
Är du inte säker på hur du följer upp utan att vara irriterande? Följ Elliott Bells tips för att vara trevligt ihållande.
Så, där går du, fyra PR-bud som kan hjälpa dig att bygga upp ditt eget varumärke och komma vidare på jobbet. Vilket av dessa PR-bud gäller för ditt liv på jobbet just nu? Vilket ger du en provkörning? Tweet på mig @AmandaBerlin.
