Du har precis lämnat ditt möte med din chef, och ditt huvud snurrar. Hon tilldelade dig ett nytt projekt och du känner dig super oklar över flera aspekter av det.
Jag har varit här tidigare - mycket. Det är inte så kul. Och även om det är idealiskt för chefer att presentera sina anställda med alla nödvändiga detaljer från början, händer det inte alltid.
Så eftersom jag hatar att känna mig avsedd för misslyckande har jag redogjort för fyra frågor jag alltid har när jag får en uppgift med liten eller ingen instruktion. Det är inte bara ett bra sätt att visa initiativ, utan det gör hela projektet mycket mindre smärtsamt.
1. När förfaller det?
Det finns en mycket stor skillnad mellan någonting i slutet av idag och en tidsfrist på "nästa månad" eller "till nästa år just nu."
När jag började min nuvarande spelning berättade min direktör om alla mål hon hade för vårt team och min position. Jag gick de fem varv tillbaka till mitt kontor, tittade på min lista och satte omedelbart trycket på mig själv att avsluta allt nu, ASAP, vid slutet av dagen, annars!
När jag äntligen uttryckte hur överväldigad jag var för henne, klargjorde hon att, nej, hon förväntade mig inte vara ett mirakelarbetare. För medan vissa saker, som ”Safe Spring Break” -händelsen, måste slutföras vid ett visst datum (som, um, före spring break), hade andra mycket lättare tidslinjer - eller ingen alls.
Du vill inte anta att det måste göras just i detta ögonblick och släppa allt annat för att ta itu med det, och inte heller vill du arbeta under antagandet att det inte är brådskande (för om det är det - och du är inte klar med det i tid - det är ett problem. Och besvärligt).
2. Finns det någon annan jag ska prata med om detta?
Det kan mycket väl finnas människor som har arbetat med detta exakta uppdrag tidigare. Du vill veta om det finns en viss plats du bör hämta, om det finns metoder de försökte som inte fungerade, eller om de har några andra användbara tips för dig.
Dessutom kan det finnas individer som du borde samarbeta och dela arbetsbelastningen med. Du behöver inte ta på dig varje enskilt uppdrag helt solo. (Eftersom du inte behöver vara någon mirakelarbetare heller!)
Slutligen hjälper det dig att få alla godkännanden som behövs. Om jag till exempel får höra mig att lämna ett uttalande till universitetets uppsats om något på vårt kontor, måste jag köra det av kommunikationsdirektören innan jag gör någon slags pip.
3. Varför gör jag det här?
Jag vet, jag vet - det verkar snarkigt till en början. Men på inget sätt tänker jag för dig att snöra denna fråga med sass. Det jag tänker mig är att du ska fråga din chef för syftet med det hon tilldelade dig.
Inte bara tror jag att detta kan hjälpa dig att knyta mer värde till det arbete du gör, utan det kan också ge viktigt sammanhang som hjälper dig att bestämma vilken riktning du ska styra i.
Om jag till exempel blir ombedd att planera en workshop för stresshantering och lämna rummet utan att ställa frågan, riskerar jag att göra det på fel sätt. För om den riktade målgruppen är studenter kommer jag förmodligen att välja en tidslucka för kvällen när de flesta inte har klass. Det kommer att hänvisa till de typiska stressfaktorer som elever står inför - balansscheman för klass, organisationer, studier för finaler, och så vidare.
Men om det är för personalen, ska jag schemalägga det under den typiska 9 till 5 arbetsdagen och ta upp ämnen som att ta itu med en omöjlig medarbetare, balans mellan arbetsliv, ta hand om barnen eller en åldrande familj medlem etc.
Om jag inte vet vem programmet är för är det svårt att göra det relatabelt.
4. Vad förväntar du dig exakt från mig?
I början av höstterminen bad min chef mig om att hjälpa till med en studentorganisationsmässa. Jag säkerställde att några av våra studenter registrerade sig för att arbeta vid bordet och samlade allt material.
Och dagen efter hade jag en liten lust. Åh skit, tänkte jag. Jag glömde helt att boka den faktiska tabellen för denna händelse, och schemaläggningssystemet tar vanligtvis minst tre dagar att bekräfta!
Några timmar senare fick jag reda på att min handledare redan hade gjort den delen. Phew! Men om jag från början hade vetat vilka artiklar som fanns på hennes arbetslista och vilka som fanns på min, kunde jag ha hoppat över de två timmarna för att försöka få ner en extremt förhöjd hjärtfrekvens.
Ja, som jag nämnde tidigare, det är trevligt när din chef lägger ut allt åt dig från start. Men här är saken: Du kanske inte har en bra chef. Och även om du gör det är han förmodligen inte perfekt, och han har antagligen mycket på gång. Det är också en del av ditt ansvar att ställa rätt frågor och få så mycket information som möjligt. Att ställa in sig själv för framgång är kul - jag lovar! - och dessa fyra frågor hjälper dig att göra det.
