Hur man räknar data i valda celler med Excel COUNTIF

De COUNTIF funktionen kombinerar IF-funktionen och COUNT-funktionen i Excel; Med denna kombination kan du räkna hur många gånger specifika data finns i en vald grupp av celler. De OM En del av funktionen bestämmer vilken data som uppfyller de angivna kriterierna och RÄKNA del gör räkningen.

01 av 04

Excel COUNTIF Funktionssyntax

I Excel refererar en funktions syntax till funktionens layout och innehåller funktionens namn, parentes och argument. Syntaxen för COUNTIF funktionen är följande:

= COUNTIF (Range, Criteria)

Funktionens argument beskriver funktionen vilket tillstånd vi testar för och vilket antal data som ska räknas när villkoret är uppfyllt.

Räckvidd - Den grupp av celler som funktionen är att söka.

Kriterier - Värdet jämfört med data i Range-celler. Om en matchning hittas räknas cellen i Range. Faktiska data eller cellreferensen till data kan anges för detta argument.

02 av 04

Ange exempeldata

Genom att följa stegen i den här artikeln går du igenom att skapa och använda COUNTIF-funktionen som ses i bilden ovan för att räkna antalet försäljningsrepresentanter med mer än 250 beställningar.

Det första steget att använda COUNTIF-funktionen i Excel är att ange data. Ange data i celler C1 till E11 av ett Excel-kalkylblad som det ses i bilden ovan.

COUNTIF-funktionen och sökkriterierna (över 250 order) läggs till i rad 12 under data.

Instruktionsinstruktionerna innehåller inte formateringssteg för arbetsbladet. Detta kommer inte att störa färdigställandet av handledningen. Ditt arbetsblad kommer att se annorlunda än det visade exemplet, men COUNTIF-funktionen ger dig samma resultat.

03 av 04

Bygga COUNTIF-funktionen

Även om det är möjligt att skriva in COUNTIF fungera i en cell i ett kalkylblad, många tycker det är lättare att använda Formelbyggare för att gå in i funktionen.

Om du använder en äldre version av Excel, är det Formelbyggare kan ersättas med a Funktionsargument dialog ruta; Lägg bara in uppgifterna på samma sätt som presenteras i den här artikeln.

Klicka på cellen E12 för att göra det till den aktiva cellen - det är här vi kommer in i COUNTIF-funktionen.
Klicka på formler fliken av bandet.
Välja Fler funktioner> Statistisk från bandet.
Klicka på COUNTIF i listan för att hämta upp Formelbyggare.

De data som vi anger i de två tomma raderna i dialogrutan kommer att utgöra argumenten för COUNTIF-funktionen. Dessa argument beskriver funktionen vilket tillstånd vi testar för och vilka celler som ska räkna när villkoret är uppfyllt.

Räckvidd Argument

De Räckvidd argumentet berättar COUNTIF funktion vilken grupp av celler som ska sökas när man försöker hitta de angivna kriterierna.

I Formelbyggare, Klicka på Räckvidd linje.
Markera celler E3 till E9 på arbetsbladet för att ange dessa cellreferenser som intervallet som ska sökas av funktionen.

Kriterier Argument

De Kriterier argumentet berättar COUNTIF vilka data den ska försöka hitta i Räckvidd argument. Även om faktiska data - t.ex. text eller siffror som > 250 kan skrivas in i dialogrutan för detta argument, är det oftast bäst att ange en cellreferens i dialogrutan, till exempel D12 och ange sedan de data vi vill matcha till den cellen i kalkylbladet.

Klicka på Kriterier linje.
Klicka på cellen D12 att ange den cellreferensen. Funktionen kommer att söka det område som valts i föregående steg för data som matchar vilken data som helst som matas in i den här cellen.
Klick Gjort för att stänga dialogrutan och slutföra funktionen.

Ett svar på noll ska visas i cellen E12 - cellen där vi kom in i funktionen - för att vi ännu inte har lagt till uppgifterna i fältet Kriterier (D12).

= COUNTIF (E3: E9, D12) 04 av 04

Lägga till sökkriterierna

Det sista steget i handledningen är att lägga till de kriterier som vi vill att funktionen ska matcha. I det här fallet vill vi att antalet försäljningsrepresentanter med mer än 250 beställningar för året räknas. För att göra detta ska vi ange > 250 in i D12 - cellen identifierad i funktionen som innehåller kriterier argumentet.