Medan alla använder e-post för åtminstone vissa affärskommunikationer varje månad, kommer vissa av oss att använda e-post som ett dagligt verktyg för att göra vårt professionella arbete. Vi kommer att använda e-post för att kommunicera med kunder, lagkamrater, överordnade och eventuella nya anställningar eller eventuella nya arbetsgivare. Och ja, dessa människor kommer att döma oss genom vår förmåga att skapa ett tydligt och professionellt skriftligt meddelande.
E-post etikett, eller "netiquette", har funnits i 27 år av World Wide Web. Netiquette är en uppsättning av allmänt accepterade riktlinjer för hur man visar respekt och kompetens i ditt email. Tyvärr finns det människor som aldrig har tagit sig tid att lära sig e-postnetikett för företagsinställningar. Ännu värre: det finns människor som förvirrar e-postnetiketten med den smidiga och informella stilen av textmeddelanden.
Låt inte ett dåligt utformat email döda din trovärdighet hos en kund eller en överordnad eller en potentiell arbetsgivare. Här är reglerna för e-post-netikett som kommer att fungera bra och spara dig förlägenhet på arbetsplatsen.
01 av 10Ange e-postadressen som den sista du gör innan du skickar.
Det verkar kontraintuitivt, men det här är utmärkt form. Du väntar till slutet av din skrivning och korrekturläsning innan du lägger till e-postadresserna till e-postrubriken. Med den här tekniken kan du rädda dig för att du av misstag skickar meddelandet för tidigt innan du har avslutat innehållet och korrekturläsningen.
Detta är särskilt viktigt för ett längre email som har känsligt innehåll, som att skicka in en arbetsansökan, svara på kundens fråga eller kommunicera dåliga nyheter till ditt team. I dessa fall lägger frågan om e-postadressen till säkerhet när du måste gå bort från ditt e-mail ett tag för att samla dina tankar och öva dina ord i ditt sinne.
Om du svarar på ett e-postmeddelande och du anser att innehållet ska ha känsligheter, ta bort mottagarens e-postadress tillfälligt tills du är redo att skicka och lägg sedan till adressen igen. Du kan alternativt klippa och klistra in mottagarens e-postadress i en Anteckningsfil eller OneNote-sida, skriv e-postmeddelandet och klistra in och klistra in e-postadressen igen.
Tro på det här: En tom e-postadressrad medan författandet kommer att spara dig stor sorg en dag!
02 av 10Kontrollera att du skickar en e-post till rätt person.
Detta är särskilt viktigt om du arbetar i ett stort företag eller en statlig avdelning. När du skickar ett känsligt email till "Mike" eller "Heather" eller "Mohammed", kommer din e-postprogramvara att förutsäga skriva hela adressen för dig. Populära namn som dessa kommer att ha många resultat i din företags adressbok, och du kan oavsiktligt skicka en grouchy senare till din vice president eller ett konfidentiellt svar på folk ner i bokföring.
Tack vare # 1-nätetregeln ovan har du lämnat adress till slutet, så triple-checkar mottagarens e-postadress ska gå smidigt som ditt sista steg innan du skickar!
03 av 10Undvik "Svara på alla", särskilt i ett stort företag.
När du får en sändning som skickas till dussintals människor är det klokt att bara svara på avsändaren. Detta gäller särskilt om det är ett företag som sänds med stora distributionslistor.
Till exempel: generaldirektören mailar hela företaget om parkering i södra partiet, och hon frågar folk respekterar de numrerade och tilldelade bås som anställda betalar för. Om du klickar på "svara på alla" och börjar klaga på att andra anställda stör ditt personliga fordon och klia på din färg, kan du skada din karriärutveckling genom att bli företagets shmuck.
Ingen vill ta emot meddelanden som inte gäller dem. Ännu mer, uppskattar ingen att klaga på gruppen eller höra om dina personliga klagomål som sänds i ett sändningsformat.
Undvik denna faux pas och använd enskilt svar till avsändaren som standardåtgärd. Se även regel 9 nedan.
04 av 10Använd professionella hälsningar i stället för samtalstryck.
Det bästa sättet att starta en professionell e-post är någon version av följande:
1. God eftermiddag, Ms Chandra.2. Hej, projektteam och volontärer.3. Hej, Jennifer.4. God morgon, Patrick.Använd INTE under några omständigheter följande för att starta en professionell e-postadress:
1. Hej,2. Sup, lag!3. Hej, Jen.4. Mornin, Pat. Samtalstryck som "hej", "yo", "sup" kan tyckas vänliga och varma för dig, men de äter verkligen din trovärdighet i en affärsinställning. Medan du säkert kan använda dessa samtal i samtal när du har en betrodd rapport med den andra personen är det en dålig idé att använda dessa ord i en företagsemail. Dessutom är det dåligt att ta stavningsgenvägar, som "mornin". Det är väldigt dåligt att förkorta någons namn (Jennifer -> Jen) om inte personen uttryckligen har bett dig göra det. Som med alla intelligenta affärskommunikationer är det smart att fela på sidan att vara för formell och visa att du tror på etikett och respekt. Och i själva verket är ditt rykte lätt demonterat av dålig grammatik, dålig stavning och missvalda ord. Föreställ dig hur din professionalism kommer att drabba om du av misstag skickar " Du måste kolla din met Ala "när du verkligen menade att säga" du måste kolla din matte, Alma ' . Eller om du säger " Jag kan göra en InterVue på imorgon "när du menade" Jag kan göra en intervju imorgon '. Proofläsa varje e-postmeddelande du skickar; gör det som om ditt professionella rykte beror på det. Ämnesrubriken är både en titel för kommunikation och ett sätt att sammanfatta och tagga din email så att den lätt kan hittas senare. Det ska tydligt sammanfatta innehållet och önskad åtgärd. Till exempel är en ämnesrad: "kaffe" inte så tydlig. I stället försök "Personalen kaffe preferenser: ditt svar krävs" Som ett andra exempel är ämnesraden "din förfrågan"är för vagt. Testa istället en tydligare ämnesrad som: "Din begäran om parkering: mer information krävs ". Det kan vara frestande att lägga till snygga teckensnitt och färger i ditt e-postmeddelande för att göra det prickigt, men du är bättre med att använda svart 12-pt eller 10-pt Arial eller Times New Roman. Liknande varianter som Tahoma eller Calibri är också bra. Och om du uppmärksammar en viss fras eller kula kan då rött bläck eller fet skrift vara till stor hjälp i moderering. Problemet är när dina e-postmeddelanden börjar bli osammanhängande och ofokuserad eller börja överföra maverick eller störande attityd från din sida. I näringslivet vill folk ha kommunikation tillförlitlig och tydlig och kortfattad, inte dekorativ och distraherande. E-post misslyckas alltid med att förmedla vokalböjning och kroppsspråk. Vad du tycker är direkt och rakt kan faktiskt stöta på som hård och menar när den sätts i din email. Om du inte använder orden "tack" och "tack" kommer det att orsaka negativa underströmmar. Och vad du anser vara humoristisk och ljus kan faktiskt överföra som nedslående och oförskämd. Att ge en respektfull ton och personliga uppmärksamhet i e-post tar övning och mycket erfarenhet. Det hjälper när du läser e-postmeddelandet högt för dig själv, eller till och med någon annan innan du skickar den. Om något om e-postmeddelandet verkar genomsnittligt eller hård, skriv sedan om det. Om du fortfarande är fast vid hur du överför tonen av något i ett e-postmeddelande, överväga allvarligt att ta upp telefonen och leverera meddelandet som en konversation. Kom ihåg: E-post är för alltid, och när du skickar det meddelandet kan du aldrig dra tillbaka det. I själva verket är e-post för evigt. Den kan vidarebefordras till hundratals människor inom några sekunder. Det kan uppkallas av brottsbekämpande myndigheter och skattecheferna bör någonsin bli en utredning. Det kan till och med göra det till nyheten eller sociala medier. Detta är ett brett och skrämmande ansvar, men det är en som vi alla axlar: det du skriver i ett e-postmeddelande kan lätt bli allmänhetskunskap. Välj dina ord noggrant, och om du tror att det finns någon chans att det kan bita dig tillbaka, ser du allvarligt över att inte skicka meddelandet alls. Kraften på nättjänster som "tack" och "tack" är ouppnåelig. Den extra flera sekunder som inkluderar ditt professionella signaturblock talar om volymer om din uppmärksamhet på detaljer, och att du tar ägande av din kommunikation genom att stämpla ditt namn och din kontaktinformation. Proofläs varje meddelande, som om ditt professionella rykte berodde på det.
En kortfattad och tydlig ämnesrad kommer att ge underverk (och hjälpa dig att läsa).
Använd endast de två klassiska teckensnitt: Arial och Times Roman-varianter, med svart bläck.
Undvik sarkasm och negativa / snooty toner, till varje pris.
Antag att världen kommer att läsa ditt email, så planera i enlighet med detta.
Slut alltid med ett kort stiligt "tack" och ett signaturblock.
