Så här säkrar du Microsoft Office-filer

Beroende på vilken version av Microsoft Office du använder kan det innehålla en mängd olika program. Basutbudet innehåller typiskt Word, Excel, PowerPoint och Outlook. PowerPoint verkar inte erbjuda någon inneboende säkerhet, men Word, Excel och Outlook ger alla en viss kryptering.

Säkra Word-dokument

För Microsoft Word-dokument (Word 2000 och senare) kan du välja en högre säkerhetsnivå när du sparar en fil. Istället för att bara klicka på "Spara" klickar du på Fildå Spara som och följ dessa steg:

1. Klicka på Verktyg i det övre högra hörnet av dialogrutan Fil Save
2. Klicka på Säkerhetsalternativ
3. Fältet Säkerhetsalternativ innehåller en mängd olika alternativ:
   • Du kan ange ett lösenord i rutan bredvid Lösenord för att öppna om du vill att filen ska vara fullständigt oåtkomlig utan lösenordet
   • I Word 2002 och 2003 kan du klicka på Avancerad knappen bredvid lösenordsrutan för att välja en högre krypteringsnivå som är ännu svårare att bryta in
   • Du kan ange ett lösenord i rutan bredvid Lösenord för att ändra om det är OK för andra att öppna filen, men du vill begränsa vem som kan göra ändringar i filen
4. I botten av fältet Säkerhetsalternativ finns också några alternativ för att skydda dokumentets integritet:
   • Ta bort personlig information från filegenskaper vid spara
   • Varna före utskrift, spara eller skicka en fil som innehåller spårade ändringar eller kommentarer
   • Spara slumpmässigt nummer för att förbättra sammanslagningsnoggrannheten
   • Gör dold markering synlig när du öppnar eller sparar
5. Klickok för att stänga fältet Säkerhetsalternativ
6. Välj ett namn för din fil och klicka på Spara

Säkra Excel-filer

Excel erbjuder en mycket liknande typ av skydd till Microsoft Word. Klicka bara på Fil, Spara som och följ dessa steg:

1. Klicka på Verktyg i det övre högra hörnet av dialogrutan Fil Save
2. Klicka på Generella val
3. Du kan ange ett lösenord i rutan bredvid Lösenord för att öppna om du vill att filen ska vara fullständigt oåtkomlig utan lösenordet
   • Du kan klicka på Avancerad knappen bredvid lösenordsrutan för att välja en högre krypteringsnivå som är ännu svårare att bryta in
4. Du kan ange ett lösenord i rutan bredvid Lösenord för att ändra om det är OK för andra att öppna filen, men du vill begränsa vem som kan göra ändringar i filen
5. Klickok för att stänga rutan Allmänna alternativ
6. Välj ett namn för din fil och klicka på Spara

Säkra Outlook PST-filer

Den faktiska digitala signeringen och krypteringen av inkommande eller utgående e-postmeddelanden och deras bifogade filer är en helt separat fråga som kommer att förklaras en gång till. Men om du råkar exportera data från dina Microsoft Outlook-mappar till en PST-fil kan du lägga till skydd för att säkerställa att data inte är tillgängliga för andra. Följ bara dessa steg:

1. Klicka på Fil
2. Välj Import och export
3. Välja Exportera till en fil och klicka Nästa
4. Välj Personlig mappfil (.pst) och klicka Nästa
5. Välj den mapp eller mappar du vill exportera (och välj rutan till Inkludera undermappar om du vill) och klicka sedan på Nästa
6. Välj en utmatningsväg och ett filnamn och välj ett av alternativen för din exportfil och klicka sedan på Avsluta
   • Ersätt dubbletter med exporterade objekt
   • Tillåt dubbla objekt att skapas
   • Exportera inte dubbletter
7. Under Krypteringsinställning, välj ett av följande alternativ
   • Ingen kryptering
   • Komprimerbar kryptering
   • Hög kryptering
8. Längst ned på skärmen anger du ett lösenord som ska användas för att öppna den krypterade PST-filen (du måste ange samma lösenord i båda rutorna för att verifiera att du stavade lösenordet på ditt sätt, annars kan du kanske inte öppna din egen fil)
   • Välj om du vill också Spara det här lösenordet i din lösenordslista
9. Klick ok för att slutföra filexporten

(Redigerad av Andy O'Donnell)