En nackdel med att använda brevfusion för att skapa dokument är att du riskerar att göra fler misstag än om du skapade var och en av dina dokument var för sig. Om du inte är mycket bekant med sammanslagningen av mail, är risken att göra katastrofala misstag som skulle kunna skruva upp alla dina tryckta dokument mycket högre.
Det är inte att säga att erfarenhetspostfusioner inte behöver korrekturläsa sina dokument. Följande punkter är de 5 mest summariska felmeddelandena som du bör kontrollera dina dokument för innan du avslutar dem och skickar dem ut för att skriva ut.
1. Komprehens
Det är viktigt att du dubbelklickar om du har lagt in all nödvändig information som krävs för en lyckad brevfusion. Det är ganska lätt att förbise ett fält när du skapar ditt dokument. Var särskilt uppmärksam på adresser och ännu viktigare, postnummer. Du bör också se till att hälsningslinjerna eller andra områden där du har lagt in flera fält i följd fylls i på rätt sätt.
2. Noggrannhet
Även om det här kan tyckas som sunt förnuft, skulle du bli förvånad över hur många som förstör deras mail sammanslagna eftersom de inte kollade efter noggrannhet. För att säkerställa noggrannheten i din sammanslagning av mail måste du se till att du har satt in rätt fält på rätt plats. Om du har fält med liknande namn är det alltför lätt att infoga den felaktiga. Om du upptäcker att du gör det här felet ofta, är det en bra idé att omvärdera de namn du ger dina fält för att undvika framtida förvirring.
3. Spacing
Spacing kanske inte verkar vara det viktigaste när man arbetar med postfusioner, men avstånd spelar en viktig faktor. Ibland är det svårt att berätta hur många utrymmen du har skrivit in i ett dokument. Användningen av fältfält gör det ännu svårare att berätta, särskilt när de är nära varandra. Du kan till och med upptäcka att du har utelämnat utrymmen helt och hållet. Det är viktigt att du kontrollerar ditt dokument för att säkerställa att du har mellanslag mellan alla fält annars, slutprodukten kommer bara att vara flera massiva oläsliga löpande ord.
4. Punctuation
På samma sätt som avstånd, många människor förbise värdet och betydelsen av skiljetecken när de arbetar med brevfusioner. Det är lätt att förbise din punktsättning när du arbetar med brevfältfält på grund av avstånd. Du kommer att märka att du ofta misplacerar skiljetecken, utelämnar det helt eller lägger till dubbla skiljetecken när du har flera fusionsfält i flera rad.
5. Formatering
Formateringen av din text är ett av de viktigaste misstag som leder till en "mail-fusion som inte fungerar" Google-sökning. Det är viktigt för dig att kontrollera om formateringen som tillämpas på dina fältfältfiler är korrekt. Oavsett om du är en nybörjarefusion eller om du har slutfört hundratals brevfusioner, är det viktigt att du kontrollerar dina fältfält för kursivisering, kursivering och fet formatering och korrigera dem innan du slutför Mail Merge.
Avslutar
Det här är inte på något sätt en uttömmande lista över fel som du kan introducera i en sammanslagningsprocess, men det är ett bra ställe att börja. Och det är självklart att du ska ha bevis på andra fel, som typsnitt och felstavningar, som kan förekomma i något dokument. Ingen är perfekt; vissa människor är bara bättre att låtsas att de är!
