Det är måndag morgon, och din chef bad dig bara att sammanföra en presentation för det stora mötet på onsdag. Du känner till siffrorna, du känner till innehållet, men PowerPoint? Inte exakt din forte.
Jag är här för att hjälpa. Nu, den första regeln - den viktigaste regeln, den som du aldrig får glömma - är att dåliga bilder förstör bra innehåll. Så mycket som jag önskar att det inte var sant, kan jag lova er att både dina kollegor och dina kunder kommer att svängas av presentationens estetik innan de ens läser det första ordet.
Så, för att se till att de fokuserar sin uppmärksamhet på ditt meddelande, utan att du slösar timmar i PowerPoint-helvetet, följ dessa tre enkla regler när du gör dina bilder.
Master Slides är din bästa vän
Master-bilder är mallarna i PowerPoint-världen och de sparar mycket tid och ansträngning. Genom att spendera några minuter i förväg för att utforma en bra master-bild, kommer du att se till att varje bild ser lika ut och gör att hela presentationen ser sammanhängande och professionell ut.
För att starta, gå till Visa- menyn till Master > Slide Master och skapa din mall. Ett av mina personliga knep är att lägga till en mycket ljus bakgrund med lite subtil struktur för att ge bilderna mer djup - gå över till subtila mönster för inspiration och gratis nedladdningsbara bakgrunder.
Lägg sedan till din företags logotyp i hörnet och all nyckelinformation (webbplats, din kontaktinformation, mötesämnet) i sidfoten. Spara slutligen masteren och komma tillbaka till din presentation.
Pro-tips: Spara masteren separat som en mall innan du börjar lägga till innehåll i din PowerPoint. På det här sättet kan du använda det som en bas för framtida presentationer.
Teckensnitt ändrar allt
Om ditt företag föredrar det raka och smala när det gäller presentationsdesign - eller har sitt eget teckensnitt (som GE) - kan du hoppa till nästa avsnitt.
Men om du vill att din presentation ska ha lite mer wow-faktor, säg hejdå till Arial och Times New Roman och hej till Google Web Fonts. Dessa fantastiska fria teckensnitt är lätta att installera på din dator och kopplar ihop otroligt bra (Design Shack ger många förslag på teckensnitt som ser bra ut tillsammans). Ladda bara ner teckensnitten, installera dem på din dator och verifiera dina presentationer på nolltid! Se till att inte överdriva det. Två teckensnitt är många: en serifed för rubriker och en sans serif för block av text.
Pro-tips: Om du använder anpassade teckensnitt ska du spara din presentation som en PDF innan du skickar den till andra. Om PowerPoint-filen öppnas på en dator utan att de nya teckensnitten är installerade har den inte den avsedda effekten.
Var kort och visuell
Ett av de största misstagen människor gör när de skapar en PowerPoint är att behandla det som ett Word-dokument. Kom ihåg att dina bilder är där för att visa, inte berätta - eller med andra ord för att lyfta fram dina viktigaste punkter på ett visuellt och engagerande sätt.
Så hoppa över de långa styckena och använd rubriker, kulor och - framför allt - bilder. Skriv inte att du växte från 100 till 210 till 350 användare. göra en graf. Skriv inte en lång lista med specifikationer för din nya funktion. dela en mock-up. Att lägga till visuell struktur i dina bilder kan också se till att din kollegas ögon fokuserar på rätt saker utan att lägga till för mycket text. (För mer hjälp med grafik, kolla in vår sammanfattning av 10 fantastiska PowerPoint-mallar.)
Brevity är också viktigt när man tänker på presentationen som helhet. Håll din presentation kort - att ha 7-10 bilder är helt bra för en 30 minuters presentation om de innehåller all information du behöver. Om du räknar med att bli grillad av din publik och vill ha gott om detaljer redo, lägg den i bilagan och hänvisa till den om du blir frågan.
Pro-tips: Gå inte under 13-punkts teckenstorlek - det kommer att se till att du håller den kort på varje bild (och att din publik inte kommer att skissa igenom hela presentationen).
Berätta för oss! Vilka är dina tips för att skapa en perfekt PowerPoint-presentation?
