För många av oss är tanken på att komma i telefon med någon när vi kan skicka e-post, chatta eller smsar oro. Om jag kan beskriva allt jag behöver för att berätta för någon i ett tydligt och noggrant e-postmeddelande, varför skulle jag ta tid på min dag för ett telefonsamtal för att diskutera vad som kan sammanfattas i en ämnesrad, ett par stycken och ett fråga eller två? Varför skulle jag välja att ha ett telefonsamtal istället för att sitta tyst vid min dator och samla mina tankar för att sätta i grammatiskt korrekta meningar som i huvudsak kommer att spelas in och fungera som dokumentation så att ingen behöver komma ihåg något eller ta anteckningar?
För ibland är det det bättre sättet att kommunicera på. Ibland kan du höra någons röst att ansluta på ett sätt som Georgia-teckensnittet inte kan. Vi har blivit så beroende av att vara online konstant att vi sällan ens använder våra telefoner för deras ursprungliga, primära syfte. Visst, vissa roller (försäljning, jag pratar med dig) kräver att vi pratar i telefon varje dag, men för många av oss spelar det helt enkelt inte in i våra professionella liv - såvida vi inte kontrollerar e-post. Och därför är möjligheterna att schemalägga ett telefonkonferens eller föreslå ett samtal till din nya nätverkskontakt ganska skrämmande. Men det behöver inte vara det!
Här är tre steg att ta för att bli telefonperson över natten:
1. Ring din syster
Eller din bror eller kusin eller bästa vän på lång avstånd. Det spelar ingen roll vem du ringer; Det som är viktigt är att du ringer istället för att förlita dig på att skicka SMS som vanligt. Övning gör perfekt, eller hur? Många av oss har blivit så anti-telefon att det enda sättet att komma över rädslan är att sluta vara rädd för det. Att prata i telefon är inte ett konstigt fenomen, jag lovar dig. Screening-samtal behöver inte vara ditt standardläge. Jag har börjat för vana att ställa in ”telefondatum” med mina vänner som bor i olika delar av landet, och tillsammans med ofta sms har det varit ett bra sätt att hålla kontakten. Dessutom är det att det hjälpte mig att komma över hinderet med att planera samtal med min redaktion och expert som jag intervjuar. Det har gjort det möjligt för mig att bättre lära känna människor jag arbetar med och har stärkt många av mina professionella relationer.
När du väl har kommit över det ursprungliga besväret med att gå ur din komfortzon och in i en värld av hoppning på ett samtal (ledsen, men ibland behöver du verkligen bara skicka e-post och "hoppa på ett samtal"), kommer du att hitta att det verkligen inte är så illa, det kan spara tid och det kan hjälpa dig att bygga och upprätthålla anslutningar.
2. Skriv ner dina poäng
Om ett samtal med en avlägsen medarbetare eller klient gör dig nervös kan det helt enkelt vara ett resultat av att du känner dig oförberedd eller orolig över behovet av att ge din (förhoppningsvis) odelade uppmärksamhet till personen i andra änden av linjen. När du är limmad på din datorskärm kan du flera uppgifter, starta ett e-postmeddelande i ett fönster och rulla LinkedIn-profiler. Du kan snabbt läsa nyheterna och du kan skicka den bilaga som din chef bad dig skicka. Du har tid att ta reda på vad du vill säga, medan du på ett telefonsamtal - professionellt men ibland personligen också - måste duka redo.
Undvik obekväma tystnader, ord snubblar eller prattar genom att skriva ner samtalspunkter. På det sättet är det mindre troligt att du glömmer saker och mer troligt att du kommer från den andra sidan och känner att du hade ett produktivt samtal som skulle ha tagit för många fram och tillbaka e-postmeddelanden.
3. Gör dig själv bekväm
Jag har tagit samtal i upptagna korridorer, i trapphus, i mitt badrum. De var aldrig de mest fruktbara - eller tydliga - telefonsamtala, och det tog inte lång tid för mig att inse att det var på grund av dålig planering. Min öppna kontorsplanplan innebar att om jag inte bokade ett konferensrum i förväg eller gjorde en poäng för att arbeta hemifrån på morgonen och ha samtal då, jag fastnat och rörde mig från hörn till hörn för att stjäla lite fred och tyst att prata utan att störa mina medarbetare. Sedan har jag lärt mig från mina amatörsätt, och nu planerar jag bara samtal om jag vet att jag har en lämplig plats att placera mig själv.
Att göra en ansträngning för att skapa mig själv innan jag måste delta i mitt A-spel har varit en stor hjälp och har minskat på distraktioner och förlorat reda på vad personen i andra änden säger. Kanske gillar du att gå runt, kanske du får energi från en målmedveten promenad runt kvarteret med headsetet in, inställt på telefonmötet. Nyckeln är att räkna ut att du behöver känna dig lugn - en kopp kaffe, öronknoppar, utrymme att gå runt, ett fönster att se ut från, en tom vägg framför dig, en stol att koppla av i - och sedan göra det hända innan ditt nästa samtal.
Du kanske aldrig förälskas i att ringa nummer. Du kanske fortsätter att motstå att du är en telefonperson, men åtminstone borde du inte vara rädd för det. Ge dig själv utrymme att ibland ta emot konversationen från att skriva till att använda din röst. Du vet aldrig när du kanske behöver ta med ditt bästa telefonspel - intervjua, prata med din avlägsna chef om en höjning, ha en svår konversation med en kollega - och om du blir mysig med idén om det nu, kommer det att bli en pokker för mycket lättare när det finns något viktigt på linjen.
