Helst var din tid bort från jobbet (åtminstone något) avslappnande. Men den zen efter semester kan gå direkt ut genom fönstret när du sätter dig ner för att ta itu med din inkorg och inser att det finns ungefär en miljon meddelanden som väntar på dig.
Att svara på e-postmeddelanden kan vara stressande varje dag, men det är ännu värre när de har hopats upp. Och känslan av stress kan du sätta ett mål att komma igenom dem så snabbt som möjligt - bara att begå ett av de vanliga misstagen nedan.
Så ta några minuter att läsa hur du kan undvika dem: Det kommer att vara värt det!
1. Prioritera responstid över kvalitet
Matematiskt är det vettigt att svara så snabbt du kan. Om du lägger en minut på att läsa ett e-postmeddelande och svara på en minut kommer du igenom listan snabbare än om du lägger fem minuter på att läsa och fem minuter att svara.
Och medan du har rätt att det inte är en dag att debattera internt mellan "Låter bra!" Kontra "Jag håller med", vill du inte heller avfyra ett snabbt svar.
"Låter bra" eller "Jag håller med" fungerar lika bra om någon frågade om du gillar deras plan, men har ingen mening om de ställde dig en specifik fråga om det. Vilket innebär att du kommer att få ytterligare ett e-postmeddelande från dem - och de vet att du inte har läst vad de skrev första gången.
Fixa
Om du har sidor med e-postmeddelanden att komma igenom och inte kan bromsa önskan att svara ASAP, kopiera och klistra in ett generiskt svar. Prova detta ”Jag kommer att spendera idag för att komma ikapp med e-postmeddelanden. Om du behöver ett svar före 17.00, vänligen maila mig tillbaka och meddela mig. ”
Ja, det är ett extra steg, men om ditt första mål är att komma tillbaka till alla första saker, kommer det att låta dig göra det, sedan andas ut och ta dig tid att svara.
2. Vidarebefordra allt med “FYI”
I ditt huvud delar du en statusuppdatering så att den andra personen kan berätta vad du ska göra härnäst. Men i mottagarens huvud, säger du, detta har tagits hand om. Du tar i grund och botten en "het potatis" -inriktning på e-post, om du antar att ansvaret faller till vem som fick den sist - vilket innebär att det finns en god möjlighet till felkommunikation.
Det är därför som Muse Managing Editor Jenni Maier skriver: "Varje e-postmeddelande bör inkludera ett nästa steg (även om det är 'inget svar behövs')."
När du skickar en het potatis e-post kommer en av två saker att hända. Du får det tillbaka med en fråga (så allt du har gjort är duplikatarbete). Eller, kanske värre, de säger ingenting och du tror var och en att den andra personen är den som tar nästa steg.
Fixa
Ta Maiers råd och se till att meddelanden har ett tydligt avsikt. Om du skickar något bara för att stänga slingan, är det helt OK att säga det, eller till och med "för din referens." Att stämma exakt vad du vill från den andra personen tvingar dig att först bli klar - vilket betyder att du fånga dig själv om det du verkligen behöver är att ta ett steg själv innan du delar dina framsteg.
3. Svara i den ordning de kom in
Din plan att svara på i omvänd kronologisk ordning är välmenad: Du vill återvända till den som väntat längst, först. Det är dock inte en klok plan om ditt mål är att vara så effektiv som möjligt.
Exempel: Jag arbetade med någon som åkte på en två veckors semester, och när han återvände, svarade han först på sina äldsta e-postmeddelanden. Det innebar att han följde upp mina frågor för att fråga om de hade sorterats - innan han såg en senare kedja där hans kontaktpunkt löste dessa frågor för mig.
"Fick du det här?" Och "Nevermind! Såg att du gjorde det! ”E-postmeddelanden var onödiga, och om hela målet är att snabbt komma ikapp, vill du inte slösa tid på dem.
Fixa
Detta är en bra tid för LIFO: Last In, First Out-strategin. Eftersom, som Muse COO Alex Cavoulacos förklarar, "Den här tekniken bygger på att låta de gamla sakerna ta itu med sig själv."
Med andra ord, när du kom till e-postmeddelandet som någon skickade för en vecka sedan, kan det mycket väl vara att de redan hanterade vad de bad dig om. Och om de fortfarande vill ha din uppmärksamhet förr snarare än senare, är jag villig att satsa på att de noterade returdatumet på din OOO och skickade en uppföljning som satt högst upp i din inkorg när du kom tillbaka.
När du stirrar på en veckas värde av meddelanden kan din frestelse vara att bara dyka in. Men om du är funderad över hur du går till svar, undviker du vanliga misstag och sparar dig själv att behöva gå tillbaka och svara på dem igen.
