Förra månaden erbjöd jag tre tips för bättre projektledning, inklusive hur man delegerar ordentligt, hur man får ut mesta möjliga av verktyg och hur man stänger ditt projekt på ett meningsfullt sätt. Men projektledning ger så många unika utmaningar, med ett stort forskningsfält som kontinuerligt presenterar nya strategier och perspektiv, så jag kunde inte låta bli att följa upp med några fler råd.
Dessa tips fokuserar på att proaktivt hantera flera av de saker som kan smyga på dig och spåra din framgång. Det känns ibland som att små misslyckande demoner lurar i varje hörn och väntar på att ge dig en bra "gotcha!". Så här kommer riskhantering, förändringshantering och omfattningshantering att förbättra dina chanser för framgång.
1. Var uppmärksam på dina risker
En risk är ett hot som ännu inte måste realiseras, och det första du kan göra för att förhindra att det materialiseras är helt enkelt att veta att det finns. Om du utvecklar en ny applikation som kunderna kan använda för att betala sina räkningar kan riskerna variera från de mindre eller måttliga (en gruppmedlem tilldelas om, så att du är kort bemannad) till de stora (ändringar i mobilbetalningsreglerna kräver att du använder helt annan teknik). Du kan inte förhindra att varje risk inträffar, men ett omfattande och tankeväckande redogörelse för all tänkbar risk kan hjälpa dig att hantera möjligheten.
Under planeringsfasen för ditt projekt, utveckla en risklogg där du kan spåra alla risker som kan utgöra en utmaning för din tidslinje, din budget eller din övergripande förmåga att slutföra projektet. Det finns många olika mallar tillgängliga online, men de flesta av dem föreslår inkluderande en beskrivning av risken, det datum då den höjdes, sannolikheten för att det kommer att hända och hur allvarliga konsekvenserna är om det gör det. Varje risk bör ha en ägare tilldelad att övervaka den och, viktigast av allt, en meningsfull uppsättning åtgärder som kan vidtas för att minska risken för att denna risk uppstår (om någon finns). Till exempel kan risken för att en server misslyckas, vilket orsakar förlust av människors data, vara låg sannolikhet men hög svårighetsgrad, nöjd med en mildringsplan för att installera en säkerhetskopieringsserver. Trots att sannolikheten är låg, skulle effekterna vara så stora att tidiga och säkra steg för att redogöra för dess möjlighet skulle vara värda kostnaden och ansträngningen.
Kom ihåg att detta bör vara ett levande, andningsdokument och att nya risker ska redovisas och övervakas när de uppstår under projektets gång.
2. Lägg grunden för förändring
Projekthantering innebär nödvändigtvis att du störa status quo på något sätt. Och det är ingen hemlighet att många tycker förändring, ja, svårt, för att säga det mildt. I en vitbok för Project Management Institute diskuterar konsult Marge Combe begreppet förändringsberedskap som både kapitalet - mänskligt och på annat sätt - en organisation är redo att ägna sig åt en förändring och den psykologiska villigheten hos de människor vars samarbete krävs för att genomföra förändringen. Om du inte har råd att göra förändringen, eller om alla dina arbetare är uppställda utanför med tecken på protest, är du uppenbarligen inte i mycket läge att gå framåt.
Så vad kan du göra för att lägga grunden för en förändring, vare sig stor eller liten? De konkreta aspekterna av förändringshantering är lite lättare att hantera. Om det är uppenbart att du inte har pengar, utrustning eller teknisk kapacitet för att få arbetet gjort, är det saker du måste ta itu med direkt.
Det är det kulturella och psykologiska arbetet som kräver mer noggrann utförande. Om anställda eller kunder är motståndskraftiga mot en förändring, ta dig tid att förstå varför. Kanske finns det en missförståelse du kan rensa upp, eller en stor brist med din plan som du inte hade tänkt på. Ett team av tjänstemän kanske snurrar om att byta från pappersformulär till elektroniska formulär. Istället för att anta att teamet är motståndskraftigt mot förändringar, kan en diskussion med dem om deras reservationer avslöja att det elektroniska systemet inte har något sätt att hantera undantag, vilket i slutändan kommer att leda till disorganisering och två separata processer. Att förstå perspektivet för den personal som skulle använda denna dag in och ut kan hjälpa till att säkerställa att förändringen tjänar hela organisationen.
Organisationer med människor som är öppna för en förändring och som förstår förändringen och dess fördelar för dem är mycket mer benägna att förändringen sker sömlöst än de som håller deras folk i mörkret.
3. Tänk på Scope Creep som din dödliga fiende
Scope-krypning - när parametrarna för ditt projekt gradvis växer ut från de ursprungliga gränserna som du har fastställt - är en vanlig spårare av projekt. Och det beror till stor del på att det ofta verkar vettigt att utvidga ditt ursprungliga omfattning. Du kanske känner att du slapp pannan i ett "varför tänkte jag inte på det" ögonblicket eller övertygas av en intressent om att en extra klocka eller visselpipa kommer att spara arbetare timmar varje dag.
Som regel ska du inte - jag upprepar, gör inte - gräva till dessa krav.
Naturligtvis förändras kraven ibland, och det kan vara lättare att ändra spelet idag än att komma tillbaka när allt är sagt och gjort. Men dessa tillägg läggs ofta upp och ger dig direkt till det olyckliga universum av överbudget och off-schema.
Det bästa sättet att förhindra krypning av omfattning är att spendera mer tid och energi framför insamlingskrav, uttömmande intervjua personer med ämneskompetens och ställa rätt frågor för att se till att du inte missar någonting. Och i det oundvikliga evenemanget som du gör, bör du noggrant överväga kostnaderna och fördelarna med en ändring av din räckvidd. Om det behövs ska du hålla en löpande lista över förbättringar av fas två som du kan besöka när det ursprungliga projektet är ute.
Så mycket av att få de resultat du vill ha på den tidslinje du behöver kan spåras tillbaka till att vara proaktiv. Träna dig själv att lukta ett problem innan det uppstår, och känna att bogserbåten kryper innan den skickar dig ner i ett maskhål av distraktion. Du kommer inte att tänka på allt, men framsynen slår efter i efterhand någon dag.
