Kalla det som en produkt av upptagna scheman, ökad teknisk anslutning eller stekt uppmärksamhetsomfång, men oavsett anledning, när du samlar en grupp tillsammans för ett möte, har nästan alla svårt att gräva distraktioner och hålla sig till uppgiften. Faktum är att 47% av de anställda uppger distraherade medarbetare som det största hinderet för att ha produktiva möten.
Om du tar ditt jobb på allvar, gör du antagligen redan ditt bästa för att visa engagemang: aktivt lyssna, chimma in när det är lämpligt och hålla telefonen från bordet. Men även när en bra mötetikett är högst upp i ditt sinne är det lätt att glida in dåliga vanor.
För att stanna kvar i dina medarbetares goda nåd och få något värdefullt från varje möte måste du dock hålla följande i kontroll.
1. Inte skapar ögonkontakt
Vid denna tidpunkt har vikten av att skapa ögonkontakt under ett möte nästan blivit en kliché - men med goda skäl. Att upprätthålla det visar engagemang, intresse och respekt. Det har till och med visat sig öka din självmedvetenhet. Det kan tyckas obehagligt till en början, men det finns massor av enkla hacks för att förbättra din ögonkontakt utan att krypa folk ut med en hjort-i-strålkastare stirrar.
Ett av mina bästa tips är att se till att inställningen av ditt möte bidrar till ögonkontakt från get-go: Prova att ordna din grupp i en cirkel eller halvcirkel så att alla kan se varandra utan att anstränga. Även om någon inte är i samma fysiska utrymme som du, är vikten av ögonkontakt fortfarande sann.
Om du vill ta del av deltagare som ringer in via videosamtal placerar du kameran på ett sätt som ligger inom din naturliga synlinje så att du verkar se varandra i ögonen när du pratar.
2. Använda din bärbara dator
Att använda din bärbara dator börjar ofta med de bästa avsikterna: anteckna, hämta relevant information online och så vidare. Men det är alldeles för lätt att gå från att transkribera mötet till att försöka räkna ut namnet på den låten du fastnade i huvudet igår kväll utan att ens inse det. Det är därför jag rekommenderar att du helt och hållet undviker bärbara datorer. Många saker som vanligtvis görs på en kan enkelt göras för hand, som att ta anteckningar på ett pappersunderlag eller dela data i ett utskrivet kalkylblad. Men om en dator är ett absolut måste, kan du fortfarande minimera dess användning. När du till exempel går igenom en presentation, uppmuntra talaren att dela sin skärm på en TV så att alla kan följa med.
Även om din mötesarrangör inte strikt har lagt ett förbud mot bärbara datorer, genom att lämna det vid skrivbordet eller hålla det stängt medan du fokuserar på dagordningen hjälper dig att hålla tankelösa distraktioner (för att inte tala om e-post och chattmeddelanden) i avstånd. Dessutom lämnar du definitivt ett positivt intryck på dina medarbetare och kanske uppmuntrar dem att göra samma sak.
3 Delta i ett irrelevant möte
Det finns tre saker du kan vara säker på i livet: död, skatter och onödig möteinbjudningar. Och även om det är så enkelt att bara klicka på "Ja" på en inbjudan och dyka upp bara för att du blev ombedd, gör du faktiskt en bisservice mot dina lagkamrater. När du inte har någon del av ett möte är det praktiskt taget oundvikligt att komma över som ointresserade. Det är mycket bättre att stanna vid skrivbordet och vara produktiv än att dyka upp och se uttråkad.
För att bekämpa detta måste du se till att möten handlar om, varför arrangören vill ha dig där, vad (om något) du behöver förbereda i förväg och vad du hoppas kunna uppnå i slutet. Att ha detta sammanhang gör det lättare för dig att bestämma om mötet verkligen skulle dra nytta av din närvaro, eller om din tid skulle vara bättre tillbringad någon annanstans. Ofta ingår denna information i en dagordning eller i mötets inbjudan själv, men om inte, känn dig fri att snabbt checka in med mötesarrangören ansikte mot ansikte i förväg. Om du bestämmer att din närvaro inte är nödvändig, förklara artigt ditt val till arrangören. Om du hanterar det rätt kommer han eller hon förmodligen att uppskatta din ärlighet.
Till en viss grad är det att ge till distraktion bara en del av att vara människa. Ingen kan hålla sig på rätt spår 100% av tiden, och det kommer att framgå vid möten då och då. Men om du någonsin hittar dig oavsiktligt lämnar varje möte utan att ana varför du var där, är det värt att introducera några tweaks till din rutin.
