Liksom de flesta av er kan jag inte komma ihåg ett yrkesliv (mycket mindre ett personligt) där jag inte korresponderade via e-post. För det mesta är det ett effektivt och enkelt sätt att kommunicera, och när det används korrekt sparar det tid, svarar på frågor och gör anslutningar. Det räcker med att säga, jag tror inte att jag kunde leva utan den.
Tyvärr, med den enkla e-posten och den snabbhet som många av oss är vana vid att skicka, vidarebefordra eller svara kommer några vägstöt, om du vill. Jag har liten tolerans för slarviga fel som felstavade ord (de flesta program varnar dig för dessa typer av typfel med en skarpt röd linje) och säger att du ska CC någon och sedan glömma att faktiskt CC honom eller henne. Det är amatörsområde. (Men min mamma förlåts för att jag ibland skickade meddelanden i alla kepsar.)
Men på allvar, eftersom forumet ofta är det bästa sättet att kommunicera med en klient, chef eller nätverksperson, är det viktigt att du får rätt. Och inte bara för sticklers där ute, utan för dig själv - du skulle hata att mottagaren missar meddelandets poäng eftersom han eller hon fokuserar på ett (undvikbart) fel. Idag tappar en skrivfel dig lite respekt med en medarbetare, imorgon kan det mycket väl förlora dig ett jobbmöjlighet med en person du träffar på en konferens.
Framför tre otroligt grundläggande misstag du kan göra utan att inse hur mycket oprofessionellt de gör att du ser till läsaren.
1. Du glömmer att bifoga
Karriärcoach Rajiv Nathan är djupt tacksam för anvisningarna i Outlook och Gmail som låter dig veta att du är på väg att skicka ett meddelande utan en bilaga när du uttryckligen anger att du faktiskt bifogar något. Varför? För innan de fanns begick han regelbundet det otroliga felet att inte fästa - inte en gång, inte två gånger, utan tre gånger!
Nathan medger att han tidigt i sin karriär hade en fruktansvärd vana att rusa igenom arbetet. Resultatet av det ledde till att han ofta skickade e-postmeddelanden med ”Vänligen se den bifogade filen” utan att bifoga den. Nathan kom ihåg att ha skickat den nödvändiga uppföljningen: ”Tyvärr! Här går du! ”Tyvärr slutade det inte alltid där. "Slutligen, vid den tredje uppföljningen (och den fjärde e-posten totalt), bifogade jag den jävla saken, " påminner Nathan.
"Definitivt inte snyggt, " erkänner Nathan. Det var faktiskt ett så regelbundet problem att han under en av hans prestationsrecensioner flaggades för att han behövde förbättringar inom det området. Från den punkten framåt tejpade Nathan en pappersremsa överst på skärmen där det stod: "Har du bifogat filen?"
Var extra flitig när du nämner "bifogade" så att de praktiska uppmaningarna ("Du sa bifogade? Skicka ändå?") Visas innan din e-post skickas. Alla tillåts hämta här eller där, men gör en vana med detta slarviga beteende och du börjar få ett rykte för att du inte kan utföra denna grundläggande uppgift.
2. Du fortsätter och fortsätter
En av mina närmaste vänner är en advokat som fakturerar per timme. Som sådan är hon van vid att skriva sparsamt och inte drönas vidare. Jag kunde ta en lektion av henne.
Jenny Foss, Muse Career Coach, betonar vikten av att säga vad du behöver säga och inte mer. Hon förklarar, "Oförmågan att säga vad du behöver säga - kortfattat och med mottagarens tid i beaktande - kan lätt irritera någon som kan ha varit villig att höra dig ut, eller till och med glad att höra dig ut."
Detta gäller särskilt om du "skickar ett e-postmeddelande som letar efter en tjänst eller inmatning eller support - eller till och med bara för att beröra basen eller ställa en fråga." Trots hur användbara fotograferingsmeddelanden fram och tillbaka kan vara, har det blivit att vara ett riktigt drag för vissa människor, och Foss varnar dig att "tänka på att personen i mottagningsslutet mycket väl kan hitta e-post (i allmänhet) bana i hennes existens. Den här personen kunde vara upp till midnatt de flesta nätter bara för att försöka gräva sig själv från en spärr av e-postmeddelanden. ”Därför säger hon att du måste presentera dina idéer snyggt eller riskera att se" oprofessionellt eller raka hänsynslöst. "Och, i linje med Natans missöde som resulterade i att skicka flera påföljande mindre bilagor utan bifogning, "skicka inte för himmelens skull tre e-postmeddelanden rygg mot rygg. Samla dina tankar och skicka en, ”avslutar Foss.
Att ta hand om att bara säga vad du behöver på ett enkelt sätt kan ta övning, men det är värt ansträngningen på lång sikt. Läs igenom det du skriver innan du skickar och klipper allt onödigt, till exempel ord, rader eller till och med hela stycken som bara upprepar eller återupplöser det du redan har sagt. Det kan vara frestande att förklara, men oftare kommer dina försök bara att vara repetitiva. Att lära dig skriva med syfte och riktning kommer att tjäna dig väl i dina många professionella e-postkorrespondenser. Din läsare kommer att tacka dig för korthet och kommer att vara så mycket mer benägna att svara naturligt - istället för att låta ditt för långa meddelande sitta oläst i en konkurrenskraftig inkorg.
3. Du stavar personens namn fel
Nej, bara nej. Det finns absolut ingen ursäkt för att skriva till någon och stava hans eller hennes namn. Vi har alla våra sällskapsdjur och det här är mitt, men jag är säker på att jag inte är ensam. Här är saken, mitt namn - och rätt stavning av det - finns i min signatur och i min e-postadress, som är okej där ute för att avsändaren kan se. Jag är så känslig för det här problemet att jag regelbundet dubbelkontrollerar stavningarna på namn som vanligtvis har mer än ett alternativ (Kristin, Stephen, Mark, Carrie och så, så många fler) innan jag trycker på skicka.
Tar det två extra sekunder? Säker. Men uppenbarligen i det stora tingen, det är ingen tid alls. Jag skulle hellre få det rätt första gången än att be om ursäkt för mitt slarviga fel. Om du är så upptagen att du inte ens kan få namnet på den person du adresserar rätt, vad ska du annars göra snabbt? Det är vad din läsare undrar. Detta lilla och otvivelaktigt enkla misstag talar mycket om dina andra funktioner. Så, dubbelkontrollera ditt arbete och adressera personen korrekt.
Du skickar och tar emot en hel del e-postmeddelanden under en given dag. Undvik att göra små, slarviga fel som skickar meddelandet framför allt att du inte är så professionell som du verkligen är. Offera inte kvalitet i namnet på hastighet, och för Pete's skull (eller är det Peter?), Tappa inte respektpoäng på grund av ett undvikbart e-postfel.
