25 Grundläggande e-etiketteregler du behöver veta - musen

E-post. Det är både en stor bekvämlighet och en oavbruten distraktion. Men oavsett hur du känner för det för närvarande är en sak säker - det är en oundviklig nödvändighet. Chansen är stor att du inte kan ta dig igenom en arbetsdag utan att skriva ett e-postmeddelande (okej, troligt mycket mer än en).

Och om du vill vara professionell och få din poäng på ett sätt som är tydligt, det är effektivt, och det gör inte att dina medarbetare vill lägga huvudet på sina skrivbord av ren frustration? Nåväl, det finns några olika etikettregler som du vill se till att hålla dig uppmärksam.

"Yeah Yeah Yeah. Jag har hört alla dessa en miljon gånger tidigare, ”tänker du troligtvis. Men trots hur många gånger dessa punkter har hamnat hem, är jag villig att satsa på att du fortfarande har begått ett gemensamt e-postmeddelande minst en gång under den senaste veckan - kanske till och med dagen.

Naturligtvis tror jag att vi alla kan använda en uppdatering då och då. Så här är en praktisk lista som hjälper dig att borsta upp alla de regler för e-postetikett som du svär att du känner - men ändå inte genomför.

Det grundläggande

När du bygger ett hus börjar du med källaren. Så innan vi dyker in i de specifika avsnitten i din e-post, låt oss ta en titt på grunderna.

Även om du ignorerar eller glömmer alla andra delar av denna artikel, måste du åtminstone se till att du har markerat dessa rutor.

Om du skickar från en personlig adress - till exempel för en jobbansökan eller informationsintervju - se till att din adress fortfarande är professionell. Du vill göra rätt intryck och "[email protected]" kommer inte att skära ner det.
Om du har fått ett arg meddelande eller känner dig upprörd själv, gå bort från datorn i några minuter. Att avfyra något i ögonblickets heta kommer bara att resultera i problem.
Inkludera en vänlig hälsning och stängning. Det gör att hela ditt meddelande känns mycket mer komplett, polerat och professionellt.
Korrekturläsa. Nog sagt.

timing

Effektiv timing är en av de saker som är alltför lätt att glömma bort när du gör ditt bästa för att driva dig igenom din inkorg.

Men om du någonsin har fått ett omedelbart svar med ett ord på ett tankeväckande, långt meddelande, eller om du har väntat på veckor på att få ett svar som du ivrigt väntade på, tror jag att du håller med om att timingen är värd lite mer övervägande.

Som en allmän regel, svara på e-postmeddelanden så snart du realistiskt kan. Du vill inte lämna folk hänga.
Om meddelandet förtjänar lite mer tid och tanke, ska du inte avfyra ett halvt assed, omedelbart svar bara för att få det från din tallrik. I stället, svara och bekräfta att du har fått det - och meddela avsändaren att du kommer att ta lite tid att tänka igenom saker.
Ett bra tips för att hjälpa dig att hålla dina svar i schack? Muse-grundare Alex Cavoulacos rekommenderar att ju snabbare du svarar, desto kortare ska ditt svar vara.

mottagare

Till synes oändliga e-postkedjor. Medarbetare som fortsätter att CC dig på meddelanden som har ingenting att göra med dig. De lagkamrater som verkar inte ha någon aning om vad det praktiska BCC-fältet är för.

Det är allt du antagligen tappar om - åtminstone när andra människor begår dem. Men låt oss rikta rampljuset på dig en minut. Har du gått emot några av dessa etikettregler när det gäller din mottagarlista?

Fortsätt med försiktighet när du använder "Svara alla" och använd den bara när alla i den tråden behöver uppdateras. Du har blivit varnad.
Var inte rädd för att använda BCC, särskilt i de fall då du inte vill att alla adresser eller mottagare ska vara synliga för alla.
Här är en praktisk regel att komma ihåg: Att lista någon i fältet "Till" betyder att du förväntar dig ett svar. Däremot, om du CC den personen, håller du helt enkelt honom i slingan på ditt meddelande till andra.
Med allt detta sagt, ju färre personer du kan inkludera i ett e-postmeddelande, desto bättre. För många kockar i köket kommer sannolikt bara att leda till förvirring och korsade ledningar.

Ämnesrad

Vad är den första delen av ditt meddelande som människor kommer att lägga ögonen på? Det är lätt: ditt ämne.

Som ni redan vet kan en bra ämnesrad göra underverk för din e-post som helhet. Ett dåligt ämne? Låt oss bara säga att det kan inspirera till mycket förvärring hos dina mottagare.

Gör ämnesraden specifik, snarare än att lita på vaga fraser som ”Checka in.” Detta gör att dina mottagare omedelbart kan hämta vad ditt meddelande handlar om. Dessutom kommer det att göra det så mycket lättare att hitta det när du behöver det senare.
Håll det kort. Även om du vill att det ska vara specifikt, betyder det inte att det behöver vara sitt eget fristående stycke. Försök att hålla fast vid färre än 10 ord - allt längre än det kan troligtvis vara sin egen mening.
Oavsett hur bråttom du är i, hoppa inte över ämnesfältet helt. Ingen gillar att se det olycksbådande "Inget ämnet" i sin inkorg.

Email Body

Här är det - köttet och potatisen i ditt meddelande. De andra fälten är viktiga, men det är här du verkligen kommer att göra det klart varför du kontaktar personen i första hand.

Ja, kommunikation på arbetsplatsen har blivit allt mer avslappnad. Men det betyder inte att du vill att dina e-postmeddelanden ska förvandlas till totalt oorganiserade meddelanden. Se till att du följer dessa etikettregler och att dina meddelanden är säkra polerade och professionella.

Detta är en annan plats där du vill vara så tydlig och kortfattad som möjligt - du kan troligtvis bara tänka på att det är den gyllene regeln att skicka e-post. Trots allt, om något tar sidor med text för att förklara, är du förmodligen bättre att göra det personligen eller via telefon.
Håll dig fast vid alla de traditionella skrivreglerna du lärde dig i skolan. Det betyder rätt meningsstruktur, bokstäver, skiljetecken och motstå frestelsen att kasta ditt budskap med emojis.
Se till att ditt meddelande innehåller en tydlig fråga eller åtgärdsobjekt. Oavsett om du begär en medarbetares åsikt om något eller letar efter detaljer om projektet, måste du ha en solid anledning till att skicka e-post - och du måste också göra den anledningen tydlig.
Om det inte krävs någon åtgärd från mottagaren och du bara skickar e-post för att tillhandahålla en uppdatering, gör det också tydligt. Människor måste gå bort från din anteckning och veta vad som förväntas av dem.
Använd punktpunkter eller numrerade listor när så är lämpligt. Vi är alla upptagna, och en del formatering gör det mycket lättare att skumma igenom ditt meddelande och få höjdpunkterna.
Fet viktig information så att den sticker ut, men undvik att använda alla kepsar, vilket gör att det ser ut som om du skriker.
Använd ett läsbart teckensnitt och undvik för många olika teckensnittsfärger. Du vill att ditt meddelande ska vara så enkelt att läsa som möjligt.

bilagor

Behöver du bifoga något till din e-post? Det är ofta en eftertanke, och du avslutar bara det som behövs precis innan du slår på "skicka".

Men bilagor är inte vilda västern i e-postvärlden. Nej, det finns fortfarande några etikettregler som du vill se till att du följer.

Innan du fäster något, se till att det faktiskt behövs. Det finns ingen mening med att bifoga ett en-sidigt Word-dokument som innehåller två meningar.
Om du är osäker, bifoga din fil som en PDF så att du inte stöter på kompatibilitetsproblem.
Om du behöver skicka en stor bilaga, se till att du "zip" eller komprimera den först.
För vana att bifoga din fil innan du skriver ut din e-postadress. På så sätt kan du undvika det fruktade, "Tyvärr, jag har glömt bilagan!" -Uppföljningsmeddelandet.

Om du rullar dina ögon och hävdar att du har hört alla dessa tidigare, skyller jag inte på dig. Men chansen är stor att du fortfarande inte följer dessa ofta upprepade etikettregler då och då.

Så överväga detta som din vänliga påminnelse om att smälla ur autopiloten och vara noggrannare med dina meddelanden. Dina medarbetare kommer att tacka dig.

Har du några andra regler eller husdjur som du vill lägga till i listan? Låt mig veta på Twitter!