Så här använder du SharePoint

Vi har undersökt vad SharePoint är, nu ska vi titta på ett par vanliga användningsområden. SharePoint är en plattform för samarbete med andra medlemmar i ett team. Det här är ofta företagsgrupper, men de behöver inte vara. Vissa icke-företagsrelaterade applikationer för SharePoint inkluderar:

• Idrottslag kan använda kalendern för att skicka ett spelschema och ett dokumentbibliotek för att hålla spelvideor.
• Bokklubbar kan skicka länkar till nästa veckas bok medan du skriver grupper kan vara värd för kritikinslag och kommentarer.
• Volontärgrupper som planerar ett restaureringsprojekt kan skapa en plan med uppgifter och en tidslinje.
• Ett grannskap som driver en gårdsförsäljning kan publicera meddelanden om nya deltagare eller lista artiklar och priser i en delad Excel-fil i ett dokumentbibliotek.

Naturligtvis är ovanstående alla möjliga med andra appar och tjänster, men SharePoint ger dem alla tillsammans på en enda plats, med ett webbgränssnitt som kan användas över Windows, MacOS och Linux. Android och iOS-appar finns också tillgängliga. Dessutom kan Microsoft Office-appar ta filer direkt från SharePoint, göra nedladdning och ladda upp en snap.

I följande avsnitt skapar vi ett nytt SharePoint-utrymme och går igenom stegen för ett par vanliga funktioner: dela filer, skapa enkla webbsidor och lägga till funktionella widgets till de sidorna.

Så här skapar du en SharePoint-webbplats

Du behöver ett par saker innan du faktiskt kan skapa din webbplats:

• För det första behöver du åtkomst till ett Office 365-konto, men inte bara ett konto. Det måste vara ett företagskonto, eftersom SharePoint inte ingår i konsumentkonton.
• Du måste också vara en administratör för att skapa en webbplats själv. Om du inte är det kan du alltid fråga din vänliga stadsdeladministratör för att skapa en för dig.

Skapa en SharePoint-webbplats är en enkel fråga om att göra följande:

1. Logga in på Office 365 som administratör och välj sedan Sharepoint från appmenyn längst upp till vänster.

   

2. På sidmenyn väljer du + Skapa webbplats knapp.

3. Välj Team Site i dialogrutan som följer. (Kommunikationswebbplatser är mestadels bara för att publicera meddelanden och annat innehåll.)

4. Välj en startdesign för din webbplats. Detta kommer att fylla på det med något starterinnehåll - oroa dig inte, du kan alltid justera dessa senare.

5. Ange detaljerna på din webbplats, inklusive dess namn och beskrivning.

6. Välj Avsluta för att slutföra din inställning. SharePoint kommer att fungera i bakgrunden för att skapa webbplatsen, men du får se dess framsteg i hela.

   

Nu när du har ett mellanslag, har du lite funktionalitet tillgängligt direkt ur rutan (visas ovan), inklusive:

• samtal: Privata meddelandekort för din grupp.
• Dokument: Du kan dela filer här. Dessa kommer att dra nytta av de versions- och inchecknings- / utcheckningsfunktioner som vi beskrivit när vi introducerade SharePoint.
• En OneNote Anteckningsbok: Dina lagkamrater kan alla samarbeta med denna OneNote Notebook genom att skapa och lägga till på sidor.
• Sidor Sidor: Låt dig skapa egna webbsidor för ditt lag.

Fildelning med ett dokumentbibliotek är fortfarande en mycket vanlig användning för SharePoint-webbplatser. Låt oss titta på hur man gör det.

Så här använder du SharePoint-dokumentbibliotek

Dokumentbibliotek innehåller mappar och filer och fungerar som du förväntar dig. Så här använder du Dokumentbiblioteket:

1. Välj Dokument länk i vänster navigering.

2. Välj + Ny knappen för att lägga till nya objekt, till exempel mappar eller Microsoft Office-filer. Alternativt kan du dra och släppa andra filer i den aktuella mappen i biblioteket. de behöver inte vara Office-filer.

   

3. Välj en Office-fil för att öppna den i lämplig webapp. Om du väljer en icke-Office-fil gör du något av tre saker:

   • Öppna den för förhandsvisning om det är ett webbvänligt format som en bild eller PDF;
   • Öppna i en relevant app om du använder Windows (som vet hur man pratar med SharePoint);
   • Ladda ner den till din maskin, där du kan öppna den med det relevanta programmet.

4. Medan moderna webbapps kan du redigera en fil med en kollega samtidigt, har du fortfarande möjlighet att "kolla in" en fil. Välj fil (er) genom att markera kolumnen till vänster och välj sedan överfyllningsmenyn till höger. De Checka ut Alternativet förhindrar att någon sparar en ny version av filen medan du arbetar med den. Andra användare kan fortfarande ladda ner en kopia och jobba på det, men de kan inte skapa en ny version förrän du har sparat den och "testade den in" igen.

   

Så här skapar du SharePoint-sidor

SharePoints webbsidor gör att du kan skapa webbsidor med text och grafisk information. Huvudskillnaden är bara medlemmar i din webbplats kan se dem när de är inloggade, vilket gör det till ett litet privat intranät. Så här skapar du nya sidor på din SharePoint-webbplats:

1. Välj sidor från vänster navigering.

2. Välj i menyn översta menyn + Ny, välj sedan bland sidtyperna:

   • Wiki sidor är självförklarande.
   • Sidor Sidor är tomma sidor du kan bygga upp från bara en titel.
   • Webbsidor Ge några fördefinierade layouter som är utformade för att låta dig släppa i alla typer av prylar, instrumentbrädans stil.

   

3. När du väl skapat öppnas sidan för att du ska börja redigera. Du kan börja med att ge det ett namn. Ytterligare innehåll kommer i form av Web Parts, som vi kommer in i nedan.

   

4. Välj Publicera för att göra dina ändringar tillgängliga för kollegor.

5. Dina sidor finns tillgängliga inom sidor lista i vänster navigering.

6. Du kan befintliga sidor genom att visa dem och välj sedan Redigera knappen i menyn.

   

Så här lägger du till webbdelar till SharePoint-sidor

En av de stora funktionerna i SharePoint är webbdelarna som du kan bädda in i dina sidor. Även när du vill lägga till vanlig ol text och grafik behöver du faktiskt lägga till en webbdel först för att hålla den. Dessa widgets kan innehålla saker som nyhetsflöden, en katalog över lagmedlemmar eller listor över den senaste aktiviteten på webbplatsen. Om du skapade en sida i ovanstående steg lägger du till en webbdel till den genom att göra följande:

1. Välj en sida och lägg sedan in den Redigera läge som beskrivits ovan.

2. Du kan lägga till webbdelar till en sida på platser där Plus (+) tecken visas. Välj den här knappen när den visas och en popup-meny visar dig en lista över tillgängliga webbdelar. Du kan bläddra i hela listan eller söka efter nyckelord.

   

3. När du väl har valt en webbdel kommer den att införas i sidan för dig.

4. Vid den här tiden måste du konfigurera webbdelen. För något som Bildgalleriet på bilden nedan, välj Lägg till bilder knappen för att välja de bilder du vill visa.

   

5. Välj Publicera för att göra dina ändringar tillgängliga för kollegor.

Medan startsidan skapas automatiskt för dig är det fortfarande en sida precis som någon annan, och du kan fylla den med webbdelar till ditt hjärtans innehåll.

Installera och använda uppgifterna App

Saker börjar bli väldigt intressanta när du lägger till Apps till din webbplats. Dessa går utöver funktionaliteten hos Web Parts och inkluderar saker som bloggar eller en anpassad lista, vilket är som en liten databas. Vi tar en titt på appen Uppgifter, som låter dig ställa upp till-dos för dina lagmedlemmar, tilldela dem och spåra deras slutförande. Så här lägger du till aktiviteter på din SharePoint-webbplats:

1. På hemsidan av webbplatsen väljer du + Ny knappen och välj sedan App.

2. Detta visar en sida med ett urval av tillgängliga appar. Välj den du vill ha.

   

3. Det kommer nu att visas i Webbplatsinnehåll skärm, som du kan se genom att välja den i vänster navigering. Det kan hända att du måste göra en konfiguration som vissa webdelar, men med uppgifter är det allt klart för dig att börja delegera.

   

SharePoint har många fler funktioner än de som listas här. Men med bara dessa kan du skapa väldigt funktionella och samarbetsplatser för vänner och kollegor.