Alla söker alltid efter ett sätt att underlätta arbetet. Och det finns ingen brist på tips, tricks och hackar som är utformade för att hjälpa till med det målet.
Men den som fungerar för mig dag in och dag ut är att automatisera repetitiva uppgifter. Tanken bakom att göra detta är att det kommer att spara din mentala energi för projekt som faktiskt kräver djupt tänkande och fokus.
Du tänker nog, det låter bra, men hur gör jag det?
Allt du behöver göra är att bygga ett fuskark.
Det enklaste och mest användbara arket innehåller objekt som du vanligtvis kopierar och klistrar in. Det spelar ingen roll vilken bransch du är i heller. Om du använder en dator för ditt jobb finns det förmodligen flera saker du regelbundet måste söka efter innan du kan slutföra en uppgift.
För mig är det några olika rader med HTML-kod som jag ofta behöver för att ladda upp artiklar till The Muse.
I tidigare positioner hade jag ett par tidsbesparande, fokusbesparande ark redo: en för Excel-kalkylbladformler, en annan för memorandumrubriker, och den mest populära, ett dokument med telefonnummer och datorinloggningsinstruktioner för nya anställda. I stället för att ta itu med besväret med att leta upp finanskontorets telefonnummer ännu en gång, kunde jag bara vända mig till mitt pålitliga dokument, kopiera och klistra in det jag behövde och skicka e-postmeddelandet utan att förlora ångan.
Så hur kommer du igång?
Steg 1: Observera vad du tycker omskrivning eller upprepade sökningar
Du kanske skickar många samma eller liknande formulerade e-postmeddelanden varje dag. Om du skriver från grunden varje gång slösar du bort värdefull hjärnkraft (och tid). Som ni kan se i exemplet ovan frågar mina vänner mig alltid hur jag ska slå till The Muse - nu har jag ett snabbt svar redo att gå.
Ditt "fuskark" kan bestå av några e-postmallar som är klara att återanvända beroende på vem mottagaren är. (Och om du använder Gmail ska du definitivt undersöka Canned svar - det är en spelväxlare.)
Steg 2: Välj ett sätt att lagra din information
Det finns inget sätt att göra detta - använd det program som är mest meningsfullt för dig. Det kan betyda ett Word-dokument, Google-dokument, anteckningar om anteckningar eller till och med utkast till e-postmeddelanden lagrade i en kommenterad mapp. Vad du än väljer är det viktiga att du enkelt kan referera till det.
Steg 3: Spendera 20 minuter på att fylla i dokumentet med dessa objekt från steg ett
Vad det än är (e-postmeddelanden, Excel-formler eller kanske telefonnummer), är det värt en liten ansträngning att skriva in det i ett dokument en gång och sedan bara ha det lättillgängligt att återanvända i framtiden. Jag vet för mig, det var en enorm lättnad (och sparade antagligen timmar) att bara titta på anteckningen på mitt skrivbord för att kopiera och klistra in Excel-formlerna som jag hittade mig upp flera gånger om dagen.
Och du kan till och med behålla denna gamla skola om du föredrar det. Ta min gamla kontoradministratör: Hon rimmade sin bildskärm med olika färgade klisterlappar som hjälpte henne att snabbt hänvisa till statuskoder och akronymer som hon behövde dagligen.
Oavsett system du föredrar - en anteckning i din digitala anteckningsbok, ett Word-dokument eller till och med en klisterlapp - hitta något som fungerar för dig. Och även om jag vet att det ibland kan vara svårt att slå en paus på din galna to-do-lista för att arbeta med något som känns tråkigt för tillfället, är detta ett arbetshack som sparar timmar längs linjen. Du kan göra det under den tid det tar dig att ta ett kaffe längs kvarteret.
Så vad väntar du på? Det är en av de enklaste sakerna du kan göra för att öka din dagliga produktivitet.
